タスク管理超初心者はこちらの記事から!!

【これだけ】仕事のミスを減らす4つの方法【不安解消】

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仕事のミスが多くて困っています><
上司や先輩にも迷惑をかけちゃうし、このままミスが続いたら仕事を首になっちゃうかもしれない不安でいっぱいです…

どうも、SUMAと申します。

皆さんは仕事でミスが多いって困っていませんか??

僕は一時期は仕事に忙殺されていてミスが多く、結局ミスのカバーをするためにさらに多くの行動をする必要が生じるというスパイラルに陥っていました。

この記事では、僕が実践してきた仕事のミスを減らす方法をお伝えしたいと思います。

僕自身、この記事に書いていることを実践した結果、一年下の後輩から「他の人よりも仕事をしている時に余裕がありますよね」と言われるまでになりました。

よかったら皆さんも参考にしてみてくださいね!!

ミスを減らす方法1.やるべきことを全て書き出す

仕事をする時にあなたは先に自分のスケジュールをどこまで決めていますか??

まさか「一つ一つのタスクが終了するたびに次はこれに手をつけよう」なんてことをしている人は稀ではないかと思いますけど、案外長期的な計画を立てることができていない人が多いような気がします。

この仕事が終わったらこれをしようと思って細かい仕事を入れていたんだけど、想定以上に仕事に時間がかかったとか、割り込みの仕事が入ってきたとかでいつの間にかその仕事は忘却の彼方に…

締め切り直前に思い出してあたふたするってこともあるのではないでしょうか??

これに対応する方法としては「まずはどんな小さな仕事でも書き出すようにしましょう!!」

そうすることで漏れがなくなります。

その際に締め切りも書くことでタスクをいつまでにやらなくてはいけないのかってことが自分の中ではっきりします。

僕自身、会社の誰も使っていなかったスケジュール管理の社内システムにひたすら入力をすることで締め切りの確認を行なっていました。

そんな社内システムはないって方はエクセルとかでもいいと思います。

  • 仕事の分類
  • 仕事の名前
  • 進める手順
  • 締め切り

この4つを意識して作ってみるといいかと思います!!

ミスを減らす方法2.散らばった情報を一箇所にまとめる

あなたの会社ではどのような形で資料の管理をしていますか?

もしかして社内システムの移行とかをした後に全てのデータを写きれなくて2つの社内システムに情報が入り乱れているなんて状況はあったりしないですよね??
結局どっちの情報も捨てきれずに両方併用していたり??

僕の会社が実際にそんな感じでした。旧システムしか見ないで動いている部署と新システムだけを利用している部署があって、営業である僕はどちらの情報にもアクセスする必要がありました。

でも結局のところ、どっちも確認するなんて難しくて漏れが発生したり、後からあの時この情報にアクセスできていればって思いをしたことが何度もありました。しかも、前に一回探したはずの場所を忘れてしまい、どこにこの情報はあったけ??なんて探しまわることも日常茶飯事でした。

この問題に対して僕が行った対応は、「今後も会社が使うであろうシステムに全ての情報を記載する」ということでした。

改善するのに時間もかかりましたし、正直かなり面倒だったんですけどこれを行ってからは情報アクセスの漏れも少なくなり、情報を探しに行く手間もなくなったので快適でした。

情報が散らばっているという人は一箇所にまとめるようにしてみてください。

ミスを減らす方法3.対応したメールは受信箱に残さない

皆さん会社のメールフォルダの受信箱には何通のメールがありますか??

まだ手をつけていないメールを探すために、何ページもあるメールフォルダを行ったり来たりしていませんか??

僕の場合は、対応したメールはすぐにアーカイブに手動で移しています。そのため、受信箱にあるメールは全てまだ対応していないメールだけということになります。

おかげさまで、目の前にあるメールは全て対応するメール、逆にすでに対応してるメールを一回一回開いてこのメールじゃないなぁと思いながら探す時間がなくなりました!!

この方法を実践するようにしてからは仕事の漏れが一気に減りました。

本当に簡単にミスが減る方法なのでこれはぜひやってほしいところです!!

ミスを減らす方法4.仕事をリスト化することで思考時間をなくす

昨今話題にあっていますけど、仕事をする上でマルチタスクはNGです。

僕はマルチタスクの中には「考えながら仕事をする」というのも含まれていると思っていて、可能であれば考える時間を先に設けて、仕事をする時にはリストを上から消化するだけがいいと思っています。

詳しい方法についてはしたの記事にまとめていますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

【仕事効率化】仕事をこなす良い方法はリスト化してまとめることです【生産性UP】

ミスを減らすために参考にした本

最後に僕がミスを少なくするために参考にした本を2冊紹介します!!

絶対にミスしない人の仕事のワザ

絶対にミスをしない人の仕事のワザposted with ヨメレバ鈴木真理子(プロデューサー) 明日香出版社 2014年04月04日 楽天ブックスAmazonKindle7net

すぐにでも実践できる手法がたくさん載っています!!

基礎的な細いことから、思いつきにくいような方法まで載っているのでとても参考になりました。

この記事で紹介しているリスト作りなんかは、この本で「出張の持ち物リストを作る」という項目があったのを昇華させたものです。
とにかく、手法がたくさん載っているので、皆さんの環境に合わせて取り入れることが可能なものを取り入れていくというような使い方がいいと思います。

ミスなくすばやく仕事をする技術

ミスなくすばやく仕事をする技術posted with ヨメレバ成吉新一 秀和システム 2017年07月12日 楽天ブックスAmazonKindle7net

こちらの本では、自分個人だけのことではなく会社としてどう言った方法でミスに対しての情報共有が必要になるのかということが書かれています。

トラブルに対応する方法まで書かれている本はありがたいですよね

まとめ

いかがだったでしょうか??

まとめると

  • やるべきことを全て書き出す
  • 散らばった情報を一箇所にまとめる
  • 対応したメールは受信箱に残さない
  • 仕事をリスト化することで思考時間をなくす

となります。

ぜひ参考にしていただいて、仕事に役立ててもらえたら嬉しいです!!

スマ
スマ

最後まで記事を読んでいただきありがとうございます!!
将来に向けて努力をしたいけどなかなかできない…。仕事に追われて自分の時間がない…。

でも一体どうすれば今の辛い状況から抜け出せるのかわからない!!!
もしあなたがそう思っているなら「タスク管理」を知るのが超おすすめです。

詳しくは>>タスク管理カテゴリで解説中

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