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【会社組織】仕事を効率化したいなら周りとのコミュニケーションを忘れないこと!!【必読】

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仕事効率化したい人

仕事効率化をしたいと思っているのに周りが全然協力してくれません。
周りの人は仕事を早く終わらせたいという思いはないのでしょうか??

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仕事に追われている人

仕事効率化を進めています。
でも、いくら自分の仕事を早く進めても周りの人に足を引っ張られてしまいます。
急な電話や割り込みの仕事だったり、一体どうすればいいですか??

この記事ではこんな問題について考えていきます。

どうも!スマ(@suma_otaku)と申します。

上の例は全部新卒半年くらいの時の僕です。
仕事に慣れていくにつれて、どんどん仕事が増えていきました。
まだまだわからない仕事も多く、全然仕事を処理できなくて焦っていました。

僕のいた会社では仕事効率化を部署や社内全体で進めて行こうなんて考えは全くなく、完全に個人任せだったので、
そもそもまだ仕事のノウハウすら持っていない僕では効率化なんてしようもありませんでした。

当時は、周りの人にイライラしてしまうところもあったのですが、実は仕事効率化にもっとも必要なことはコミュニケーションだと気づいて行動を変えてからはいろいろな人に助けてもらうことも出来たし、他の人と意見交換もできるようになりとても改善しました。

もし、あなたが仕事の効率化においてコミュニケーションに困っていることがあるならば、僕の体験が役に立つかもしれません。

本記事をおすすめの人
  • 仕事効率化を組織としてするには何が必要なのかがわかる
  • 仕事効率化にコミュニケーションが必要な理由がわかる
  • 仕事効率化に必要な最低限のコミュニケーションを知ることができる

仕事効率化にはコミュニケーション能力が必要な理由

先に結論を言ってしまうと、仕事の効率化をして早く家に帰るためにはコミュニケーション能力が必要となります!
理由はこんな感じ

  • 効率化のテクニックだけでは割り込み仕事を減らせない
  • 自分の仕事のせいで相手が苦労している可能性がある

対処法を考える前に、どこに問題が発生するのかを知っておいた方がいいのでそれぞれ深掘りしていきます。

効率化のテクニックだけでは割り込み仕事を減らせない

「仕事効率化するため必要なのはテクニックじゃないの?」

こんな疑問を持つ方もいるかもしれません。
僕もこのブログでいろいろなノウハウの部分をお伝えしているます。
例えばこんな記事とかですね↓

【結論】仕事効率化につなげる整理整頓のコツ【具体例あり】

実際にこれらのノウハウも大事ですが、実は根本的に仕事効率化を進めていく上であまり役に立ちません。

なぜなら、ノウハウの部分はあくまでも個人としてどのように仕事を進めればいいかにフォーカスが当てられていて、
とにかく仕事を終わらせたいのに周りの人が関わる仕事によって発生している残業時間を減らすことの解決とはつながらないからです。

言うまでもないですが、仕事は1人でできることではありませんよね。
社内には上司や事務の人もいるし、協力会社の人もいるはずです。
すると絶対に意志疎通の不足による手違いや意図したことと違う仕事による2度手間や無駄な時間が発生してしまいます。

わかりやすい例としてはこんな感じ↓

上司「今月の売上報告書をまとめて提出してくれ。提出は明日頼むぞ!」
僕 「わかりました!!(いつも作っている社内書類のことだな!)」

〜翌日〜

僕 「できました!見てください!!」
上司「ああ、今回はお客さんに報告する書類だから細かい社内事情や分析はいらないんだよ。数字だけでよかったんだ…」
僕 「そうだったんですね…。じゃあ残業してやり直します。」
上司「言い忘れていて悪かったな…悪いけど頼むぞ…。」

って感じでお互い気まずくなっちゃう…みたいな。

こんな感じで意思疎通の不足による残業とかを経験したことのある方も多いのではないでしょうか?

このような形の意思疎通ができていないとか、そもそも相手が言い忘れちゃっていると言ったことになるとなかなか対応ができないですよね。
(自分から聞くと言ったことも大事ですが、全員が全員できるわけではないので、チーム仕事とかだと先回りして対応することも難しいです)

自分の仕事のせいで相手が苦労している可能性がある

なぜか、この可能性を考え付かない人も結構多かったりするのですが、「あなたの仕事の質が低いせいで、相手の時間を奪っているため、返答が遅い可能性」もあります。
しかもこの場合、自分ではなかなか気付きにくいのがよくないところです。

自分のせいで相手が苦労していてるのに気づかないで、相手のレスポンスが遅いと文句を言うなんて意味がわかならいと言う方もいるかもしれないので、具体的な例を出しますね。
例えばこんな感じ↓

僕「A案件に必要な情報はこんな感じだな!後で事務の人に資料作りをお願いしよう!あと、上司にもCCで見てもらおう!」

上司「A案件のメールがきているな!あれ、ここのデータは昔Bの案件で同じようなのを作ったことがあるな!再利用すればいいから事務の人に添付して送信しておこう!」

別の担当者「ああ!C案件の進捗が悪くてA案件について遅れが発生しそうだ!事務の人に連絡をしなくちゃ」

僕「A案件の、必要事項記入したので次の作業をお願いします!」

事務の人「わかりました〜」

〜2日後〜

僕「遅いな〜。全然資料が出来上がらない…」

事務の人「あっちこっちから情報がきていてどれが正しい情報なのか知るのに時間がかかる…。間に合わないかも…」

そんなことあるの?って思った方もいるかもしれませんが、
これは実際に僕が前職のプチブラック企業にいた時によくあったことです。

ある案件で主な担当者は僕だったのですが、
他の人が事務の人に別の情報を伝えていたり、逆に僕のところに来ていないデータがあったりしたので、出来上がった資料は数字が違ったり、違うと思って直した数字が逆に最新情報で2度手間になったりするということが結構ありました。

僕の視点から見ると事務の人がなかなか資料を提供してくれないし間違っていると見えますが、
本来であれば全部の情報が僕のところに集まってきて正しい情報だけは事務の人に伝えてあげると1番いいですよね。

つまり、実は自分がちゃんとしていなかったり仕組み作りができていないから相手の仕事の手間を増やしている可能性がすっごく大きいです。
ここをちゃんと見直してあげないといつまでも同じことの繰り返しですよね。

【結論】仕事効率化に必要なコミュニケーション能力は「聞く力」です!

さて、ここまで読んでくれた方だったら、仕事効率化にはコミュニケーション能力が必要だとわかると思います。

中でも僕が重視しているのは相手の立場について考えたり、相手の仕事内容について知る必要があるといことで、
効率化していくために最低限必要なコミュニケーション能力は主に「聞く力」だと思っています!

そうか、聞く力が必要なことは分かった。
で一体何をすればいいの?

って方には以下の2点を重視しながら仕事をしてもらうといいかなと思います。

  • 相手の仕事内容を知って提供することで効率化できる情報を考える
  • 全体の仕事像を把握して、流れを意識して情報の集約を進める

事実、僕は仕事を効率化していく上ではこの2点はかなり意識しましたし、
相手が必要なことを先回りでしておくことでお互いの無駄な時間を省くことができます!

多分ほとんどの社会人が意識していないことですし、これを意識するだけで成果を出していくことにつながると思います!!

まとめ:効率化とコミュニケーションは切っても切れない関係です!

ここまで読んでいただきありがとうございました。
再度まとめると

  • 仕事効率化にはコミュニケーション能力が必要
  • 中でも「聞く力」が大事!
  • 相手の仕事内容を知ることを意識する
  • 仕事の全体像を意識する

と言うような形になります。

ぜひ明日から意識して取り組んでみてくださいね♪

スマ
スマ

最後まで記事を読んでいただきありがとうございます!!
将来に向けて努力をしたいけどなかなかできない…。仕事に追われて自分の時間がない…。

でも一体どうすれば今の辛い状況から抜け出せるのかわからない!!!
もしあなたがそう思っているなら「タスク管理」を知るのが超おすすめです。

詳しくは>>タスク管理カテゴリで解説中

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