タスク管理でtodoリストを作ると混乱を招く?デメリットについてまとめてみた!【実体験】

あなたに捧げるスキマジック!

どうも!スマ(@suma_otaku)と申します。

本業でIT企業に勤めながら、ブログを書いたり、タスク管理についての発信をしたり、少額の投資をしたり、趣味でイラストを書いたり、オタクをやったりしています!

この記事ではあなたのこんな悩みについてお話をしていきたいと思います。

todoリストを作ってみた人
todoリストを作ってみた人

タスクが多くて仕事が回らないです…
todoリストを作ったり工夫をしてみたけど、なかなかうまく管理できません。
私はいったいどうすればいいんでしょうか?

さて、僕は営業マンをしていたときに最大で19連勤を経験したことがありました。

その当時から僕はタスク管理に興味を持っていて、もちろんtodoリストも作っていました。
それなのにも関わらず、なぜ19連勤もすることになってしまったのか…

この記事では僕の当時の経験も踏まえた上で、todoリストのデメリットについてお話をしていきたいと思います。
todoリストを作ってみたけど、なかなか上手に仕事が回っていかないと言うかたはぜひ参考にして欲しいと思います。

タスク管理を始めるならtodoリストから?todoリストでは仕事は終わりません!

上司
上司

この案件は一体どうなっているんだ!!

あなた
あなた

あれ?何のことだっけ…?ヤバイ思い出せない…汗

こんな経験がある方も少なくないと思います。

実際に僕も同じ経験が何度もありますし、
今でも油断していると上司から急に割り振られた仕事が抜けてしまうこともあります。

おそらくあなたは、そんな状況からは抜け出したいと思っているはずです。
そして、手始めにタスク管理をしてみようと思い、todoリストの作成をはじめたんですよね。

僕も新卒で入社してからすぐにtodoリストを作って毎日のやることを管理するようにしていました。

おかげさまでtodoリストを作り始めた当初は、
毎日のやることが明確になり、効果抜群という感じだったんですけど、入社4ヶ月くらい経つころには完全に仕事が追いつかなくなっていました。

todoリストを書く習慣は続いていたんですけど、
次から次へ割り振られる仕事が全然追いつかなくなり、休日も出勤をしてなんとかその週にやらなくてはいけない仕事を終わらせる日々…
たまの休みにも仕事のことが気になって、一日中悩んでいました。

なんといってもtodoリストの中身が多すぎて、残った仕事があるって思いながら休日を迎えていたんです。

たぶん、これは僕の場合が特殊と言うわけではなくて、
todoリストを作ったことがある人なら誰でも同じような経験をしたことがあると思います。

まとめると、
todoリストにはもちろんいい面もいっぱいありますが、
やることが多すぎる時やリストの内容を全部消化できないような状況ではかえって混乱を産むことになってしまうんですよね汗

todoリストの3つのデメリット!

僕が、todoリストを作っても仕事が終わらなかった話をさせてもらいました。
ここからは具体的にtodoリストのデメリットについて考えていきたいと思います。

まず、結論としてtodoリストの大きなデメリットはこの3つです。

  • タスクの大小、優先順位が分からない
  • 未実行のタスクが多すぎると頭が混乱する
  • 複数プロジェクトの管理が煩雑になる

ここからはそれぞれ深掘りをした後に、
todoリスト作りの困った!に対応する方法をお話していきます。

タスクの大小、優先順位が分からない

最初の問題点は、「タスクの大小、優先順位が分からない」ということです。

todoリストを作る時には、とにかく抜け漏れが内容に頭の中にあるタスクを全て書き出すことが大事だと言いますよね。
それは本当に大事なことで、書き出した分だけ頭のメモリーが空くので色々と考える余裕もできます。

しかし、その反面いろんなタスクを書き出しすぎて、結局どれから手を付ければいいのか分からないという状況に陥る危険があります。

todoリストを作る時には、まず最初にやらなきゃいけないタスクを箇条書きにしていきますよね。

例として、とある僕の1日(記事を執筆している日)にやらなきゃいけなかったことを一覧としてまとめてみました。
本当は当時の仕事のことを書く方がイメージにつながりやすいと思うのですが、なるべく僕の実体験でお話しできることを実例にしたかったのでご了承ください。

こんな感じです↓

  • Twitterで発信をする
  • ブログ記事を書く
  • ブログ記事のリライトをする
  • 資格試験の勉強をする
  • 区役所に書類を送付する
  • 会社へ提出する読書感想文を書く
  • 部屋の掃除をする
  • いらないマンガをピックアップして捨てる
  • 今週の計画を立てる
  • 髪を切りに行く

ぶっちゃけ、このリストをみてもどれが重要なことでどれが後回しにしてもいいことなのか分からないですよね…

しかも、それぞれのタスクにどれだけの時間と配分をする必要があるのか、
いつになったら終わるのかが分からないです。

このような形で、タスク管理をしようと思ってtodoリストを作ってみたはいいが、
全く効果的に使うことができないまま、頭がパンクして、よく分からなくなって結局バタバタと仕事をするという結果を招きます。

未実行のタスクが多すぎると頭が混乱する

todoリストを作ったところで、未実行のタスクが多すぎると頭が混乱してしまうことにもつながります。
仕事をしっかりと進めるためにtodoリストを作ったのにむしろ混乱を招くなんて最悪ですよね…

上で作ったリストをもとに考えると

  • Twitterで発信をする(済)
  • ブログ記事を書く(済)
  • ブログ記事のリライトをする
  • 資格試験の勉強をする
  • 区役所に書類を送付する
  • 会社へ提出する読書感想文を書く(済)
  • 部屋の掃除をする
  • いらないマンガをピックアップして捨てる
  • 今週の計画を立てる
  • 髪を切りに行く(済)

こんな感じでとにかく、できることから手を付けてみたところ、18時くらいになると…

スマ
スマ

まだまだやらなくちゃいけないことがいっぱいあるのにどうしよう!!

区役所が閉まる前に早く行かなきゃ!!今週の計画も経ってないから明日からどうやって動けばいいんだ!!

って感じになってしまいます。結局その日には全部のやることは終わらないで、「区役所に行けなかった、部屋掃除もしなかった…」という事実を前に悲しい気分で眠りにつくことになります。

むしろ書き出したことによる弊害ですね。
書き出していなければ、残タスクが見えないので、ここまで混乱することにはならなかったはずです。

複数プロジェクトの管理が煩雑になる

3つ目のデメリットとして、todoリストだとプロジェクトの管理ができないということがあります。
ここでいうプロジェクトとは「複数のタスクの集合体で、一回で終わることのない仕事」という意味で使っています。

再度、先ほどのリストをもとに見ていくと、

・Twitterで発信をする
①ツイートを作成する
②自分が仕事の時間に投稿されるように予約する
③自分の発信したツイートをアナリティクスで調べる
④改善をして、もっと拡散されるようにする

みたいな感じで、1日で終了することはないですし、毎日ツイートしたり、分析をしたりと色々なタスクの集合体ですよね。
Twitterだとどちらかと言えば、ルーチンや習慣に近いところもあるので、別の例でも見ていきましょう。

・会社へ提出する読書感想文を書く

僕の会社では半期ごとの目標設定みたいなのがあって、僕の場合は読書することを目標にしているのですが、これはわかりやすくプロジェクトです。

①読む本を選ぶ
②本を買いに行く
③本を読む
④読んだ本の内容をまとめる
⑤感想文を会社に提出する

というような形で、細かいタスクがあります。
そして①〜⑤まで全部やらなくては終了しません。

todoリストの場合だとこのような複数のプロジェクトを同時にこなすことには向いていません。
上の二つのリストを合わせて再度1日の予定を作り直すとこんな感じになります。

・Twitterで発信をする(済)
①ツイートを作成する
②自分が仕事の時間に投稿されるように予約する
・ブログ記事を書く(済)
・ブログ記事のリライトをする(済)
①読む本を選ぶ
・資格試験の勉強をする
②本を買いに行く
・区役所に書類を送付する
・会社へ提出する読書感想文を書く
③本を読む
・部屋の掃除をする
・いらないマンガをピックアップして捨てる
④読んだ本の内容をまとめる
⑤感想文を会社に提出する
③自分の発信したツイートをアナリティクスで調べる
・今週の計画を立てる
④改善をして、もっと拡散されるようにする

もうぐっちゃぐちゃで意味がわからないですよね笑

当然ながら、プロジェクトを1日の中に落とし込もうとすると、
出掛けた時にしかできないことや家の中でしかできないこと、次のやることに取り掛かるまでは時間がかかることなどがあると思います。

上の例で見ると、「本を買いに行く」「区役所に書類を送付する」「髪を切りに行く」というタスクは、
出掛る必要があるので一気にまとめて実施した方が、家を出たり入ったりする必要がないのでいいですよね。

他にもツイートの分析は、その日1日の終わりにならないと結果が出ないので必然的に夕方以降に行うことになります。

このような形で、プロジェクトを実行に移そうとするとやることが煩雑になってきます。

今回は、僕の休日を例にしているのでまだなんとかなりそうな気がしますが、
これが仕事の案件とかになってくると、同様にいろんなプロジェクトがごっちゃ混ぜになってパンクをすることは明らかですよね。

todoリストの効果的な使い方!!

ここまで、todoリストでは仕事をうまくこなしていくことはできないという話をしてきました。
僕の実体験も例にしてみたので、todoリストがうまく機能しないということについてはイメージがついたのではないかと思います。

それでも、上手に使えばtodoリストはとても強力です!!
ではどのようにしてリストを作成するべきなのか??

結論を言うと、2種類のリストを作ることが重要になっていきます!!
具体的には以下の2つ!

  • オープン・リスト
  • クローズ・リスト(クローズドリスト)

オープンリストとは、いくらでもタスクを追加できるリスト
クローズリストとは、その1日にやることを決めたリスト

となります。

後日執筆予定

詳しくは「todoリストの作り方!オープンリストとクローズリストを作ればOKです!」という記事の中で解説をしています。
todoリストをもっとうまく作りたいと言う方は併せて読んでみてください。

タスク管理をするときtodoリストでは楽にならない【結論:優先順位をつける別のシステムが必要】

さて、再度まとめるとtodoリストを作るだけでは、

  • タスクの大小が分かりにくい
  • 優先順位がわからない(割込対応がしにくい)
  • 未実行のタスクが積み上げる

という問題点があるというお話をしました。

この解決方法としては、
「オープンリスト(いくらでもタスクを追加できるリスト)と
クローズリスト(その1日にやることを決めたリスト)を分ける」
ということでした。

実際、僕はこの2つのリストを作るようになってから毎日の仕事をすっきりとした気分で終わらせられるようになりました
2つのリストを作ったことで、頭の中がすっきりして目の前のことに集中できるようになり、仕事スピードも上がりました。

さて、今回はtodoリストを作るのはいいけど、todoリストによって頭の中が混乱することもあるということをお話ししました。

実は、todoリスト作りはタスク管理技術の初歩とも言えるような内容です。それでも継続して作り続けるのは難しいし、
今回お話ししたようにタスクがいっぱいになっちゃったりとメンテナスが難しいです…

あなたにぴったり合うタスク管理方法が他にもあるかもしれないので、「タスク管理のノウハウを体系的に並べました【まとめ記事】」という記事では他のテクニックもまとめています。
併せてご覧くださいね!

関連記事>>タスク管理のノウハウを体系的に並べました【まとめ記事】

【まとめ記事】タスク管理の小技・考え方をまとめました!
スマ
スマ

最後まで記事を読んでいただきありがとうございます!!
将来に向けて努力をしたいけどなかなかできない…。仕事に追われて自分の時間がない…。

でも一体どうすれば今の辛い状況から抜け出せるのかわからない!!!
もしあなたがそう思っているなら「タスク管理」を知るのが超おすすめです。

詳しくは『【超初心者向け】タスク管理の方法!ちょっと仕事ができる人になるまでの全プロセス【おすすめです】』という記事でお話ししています!ぜひ、併せてよんでください!

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