【PDCA】仕事を効率化するためにスケジュールに加えるべきこと【タスク管理】

https://sumaotaku.com/wp-content/uploads/2018/04/img_0899.jpg
仕事効率化をしたい人

仕事を効率化したいと思っているんですけど、なかなか効率的にできるようになりません。仕事を効率化するにはどんなスケジュールを組めばいいのでしょうか??

こんにちは、タスク管理について日々勉強をしているSUMAと申します。仕事や私生活の場で仕事内容な時間を計測するようになって1年以上経ちました。

この記事では、僕が学んできた「仕事を効率化するためにはどんなスケジュールを作るべきか」ということを具体例を紹介しながら説明していきます。

本記事はこんな方におすすめ
  • スケジュールを作ることが苦手な方
  • 効率化を図るためにはどんなスケジュールを作ればいいか知りたいという方

筆者も使っているタスク管理ツール

TaskShuteCloud

仕事効率化を図るスケジュールの肝は「タスクを見直すタスク」

仕事の効率化をするために必要なことは「タスクの見直しをするタスク」を事前にスケジュールに組み込むことが大切です!

これだけではどのようなことかわかりにくいと思うので補足をします↓

仕事効率化をするためには常にPDCAサイクルを繰り返すことが必要です。仕事効率化というのは、すぐに時間短縮ができるようなものではなく長期的にみて徐々に無駄なことを減らしていくという形が基本となるからです。

PDCAサイクルは「Plan=計画」「Do=実行」「Check=評価」「Action=改善」の4つを繰り返していくことで徐々に仕事を改善・効率化していくことができる叶え方です。

多くの人はこのPDCAサイクルをちゃんと回すことができていません。僕自身目下勉強中の身です。

このPDCAサイクルの中でハードルとなるのが、CとAです。なかなか改善するための次の一手を打って出ることができる人は少ないんですよね。
「PとDだけして、そのままになってしまっていること」もしかしたらあなたも思い当たる節があるんじゃないでしょうか??

PDCAの中でCとAがなかなか実行されていないということをお話ししました。
なかなか実行されない理由として、多くの人は「行動の記録を取らず」、「レビューする時間を確保」していないからです。

ちょっと皮肉な言い方をすれば「PDCAサイクルを回そうと思った段階でDとAをするP(計画)を練っていなかった」ということなんですね。そしてDとAが見直しの時間なので見直しができていないことにも気づかないという…

さてここまでの説明を理解してくれた人なら次にどんな行動をとればいいのか見えてきたのではないでしょうか??

結論としては、仕事効率化のために「評価するための記録」と「タスクの見直しをする時間」が必要になってきます。

評価をできるように行動を記録する

さて、評価をできるようにする簡単な方法は「行動ベースで記録を取っておくこと」が大切かなと思っています。

僕の場合は事前にやることリストを作成して、それを修正しながら実行していく形を取っています。

このリストの説明は下に紹介している記事で詳しくお話ししていますので併せてご覧くださいね!

スケジュールに仕事効率化のために見直す時間を先取りする

定期的に「スケジュールや実行したタスクの見直しをしましょう」ってリマインドが来るようなスケジュール作りを意識すしてみましょう!
(実際の僕がやっているリマインド画像を下記に載せておりますので、確認してみてください)

手帳に毎月第一月曜の朝に見直しをするみたいな感じで記載するのもいいですし、リマインダー機能を持ったアプリで毎回通知をしてもらうのもいいと思います。

リマインド機能が充実しているアプリだとグーグルカレンダーがおすすめですね。無料で使えるのに機能豊富なので僕も使っています!


グーグルカレンダーを使用するなら繰り返しの予定として入力するほうがリマインダーよりも使いやすいかもしれません。

また、僕がグーグルカレンダーと併用して見直しタスクを実質的に管理しているのはタスクシュートクラウドというサービスです。

月額有料サービスなので少しハードルは高いかもしれませんが、一分間単位での行動記録から定期スケジュールのリマインドまでしてくれる機能満載のサービスです。

実際に僕は見直しの予定を入力して、その決まった時間や決まった曜日になったら本日のタスクとしてリストに上がってくるようにしています。

3つの画像の内上の2つのような計画やルーチンの見直しが仕事を効率化するためのスケジュール作りの肝になります!!

まとめ:先取り貯金ならぬ先取りスケジュール見直し時間をしよう!

今回紹介した内容をまとめるとPDCAの可視化というような事になるのかもしれません。

今回紹介した方法はあくまでも一例にすぎませんが、スケジュールの中に見直しの時間を確保していくことで効率化の大きな手助けになります!!

ぜひ皆さんもまずは身近な部分から試してみてください。

スマ
スマ

最後まで記事を読んでいただきありがとうございます!!
将来に向けて努力をしたいけどなかなかできない…。仕事に追われて自分の時間がない…。

でも一体どうすれば今の辛い状況から抜け出せるのかわからない!!!
もしあなたがそう思っているなら「タスク管理」を知るのが超おすすめです。

詳しくは『【超初心者向け】タスク管理の方法!ちょっと仕事ができる人になるまでの全プロセス【おすすめです】』という記事でお話ししています!ぜひ、併せてよんでください!

筆者も使っているタスク管理ツール

TaskShuteCloud

1 COMMENT

コメントを残す