仕事効率化のためのマニュアル作りの方法【失敗例から考察する】

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仕事の効率化をしたいと思っていて、まずはマニュアルの作成をしたいと思っています。
でもマニュアルの作り方がわかりません。
失敗しないマニュアルの作り方が知りたいです!!

どうも、SUMAと申します。
2019年9月末に新卒で入社した会社を退職しました。
その際に引き継ぎを行なうため僕の担当している案件についてのマニュアルを作成したのですが、
僕のマニュアル作りが足りていなかったためマニュアルを見て他の人が作業できる状態にはできませんでした。

この記事では僕の失敗経験を踏まえてどんなマニュアルが必要かを考察しましたので、皆さんがマニュアル作りをする際の参考にしていただきたいと思います。

筆者も使っているタスク管理ツール

TaskShuteCloud
本記事はこんな人におすすめ
  • マニュアル作りの失敗事例を知りたい人
  • 仕事効率化のためにどんなマニュアル作りが必要か知りたい人
  • 他の人が読んでも分かるマニュアルを作りたい人

マニュアル作りの注意点は2つ

まず結論から言うとマニュアル作りの注意点はこの2つとなります。

  • マニュアルは必要な情報を絞って作成すること
  • マニュアルは自分に最適化させないこと

それぞれについて僕の失敗例を軸にお話ししていきます。

先にマニュアル作りの失敗した点からお話しすると、僕が他の人が見ても分かるマニュアルを作れなかった理由は下の2つとなります。

  • ①もともと引き継いだ内容が曖昧だった
  • ②自分の仕事の仕方に最適化しすぎたマニュアルになってしまっていた

マニュアルは必要な情報を絞って作成すること

当然の話ですが、マニュアルを作る際には他の人が見てもひと目で分かるようなものを作ることが必要です。
言われてみれば当然なのですが、僕の場合はこれができていませんでした。

まずは①の「もともと引き継いだ内容が曖昧だった」というところからお話しします。

僕が勤めていた会社では、ちゃんとした引き継ぎ資料はなく僕自身が引き継ぎを受けた時にはほとんどが口頭での引き継ぎでした。
また、個人の能力に依存した仕事方法であったため、過去の担当者が退職をしたらその担当案件についてはほとんどわからないという問題もありました。

僕は新卒で自分が相手に引き継ぐと言う経験もなかっため、何を伝えればいいのかがわからない部分もあり、「おそらくこういうことであろう」といった情報まで余すところなく伝えようとして引き継ぎ書に記入してしまったのです。
そのせいで、引き継がれる方も情報量が多すぎてパンク気味でした。

このことから学べることとしては、マニュアルを作る時には自分で必要な情報をしっかりと絞った上で相手に渡す情報を決めるということの大切さです。

もし次にマニュアルを作るならば、上司や最近入ってきた新人を交えつつ、どんな情報を引き継ぐべきかということを上司に決めてもらい、どんな情報があったら分かりやすいかということを新人に見てもらって作ることが必要だと思っています。

マニュアルは自分に最適化させないこと

続いて②の「自分の仕事の仕方に最適化しすぎたマニュアルになってしまった」ということについてお話をします。

僕は自分が仕事を担当していた時から、仕事の効率化をしたいという思いが強く、様々なところで仕事の最適化を図っていました

その際の考え方などはこちらをご覧ください
僕の実践している仕事効率化の方法をツールと具体例付きで紹介します

この仕事術を全力で回し続けた結果、僕の仕事のやり方は人に説明することが難しいものとなってしまったのです。

内情を簡単にまとめると
「AというタスクとBというタスクを同時にやることで後々楽になるが、AとBのタスクは直接関連づいていないので仕事の内容をよく知っている人でないと同時にやる意味がわからない」
というような状況です。

僕が作成したマニュアルは上のような事例がふんだんに盛り込まれていたため、そのまま人に渡したら、
「何でやるのかわからないけどこうやれと言われたからやっている」
というような状況になることは明らかでした。

おそらく、このような形で惰性でやり続けている仕事が皆さんの職場にもあるはずです。
僕はこのような、
「なんでAとBを同時にやるのかわからないけど、教わったからそうやっている」
というような仕事の仕方をして欲しくなかったのです。
理解ができていないままだと、もっとやりやすいやり方があるのによくわからないまま続けてしまうという悪循環を生みますからね。

しかし、僕が上手なマニュアルを作成できなかった結果として、十分に仕事の内容を伝えることはできませんでした。

このことから学べることとして
マニュアルとして作るならば、自分へ最適化されたものではなくて、必要なタスクについてなぜそれをやる必要があるのかを相手が知ることができる内容で作成する。
ということが必要だと思いました。

マニュアルがあれば引き継ぎは減らせる

ここまでの内容を読んできて、マニュアル作りを自分の力でやることは難しいと思った方もいるかと思います。
その気持ちはよく分かりまして、僕自身すっごく頑張って作ったマニュアルが何の役にも立たないことがわかってがっかりしました。

それでもマニュアル作りはとても必要だと思っています。
詳しい理由についてはこちらの記事で執筆しているので興味があれば読んで欲しいです。

引き継ぎが下手な組織に未来はないと思う理由について【仕事の属人化】

簡単にまとめると
今後は人材の流動化が激しくなるため、担当者が高頻度で変更することになる可能性がある。
時間のかかる引き継ぎをしていたら組織として、まともに引き継ぎができなくなり、お客さんに迷惑がかかるようになるというようなことを話しています。

簡単なマニュアルの作り方

さて、ここまで様々なことを書いてきたので、もしかしたらあなたは仕事をマニュアル化することに負担を感じているかもしれません。

そんな方におすすめしたいのは、自分の行動記録からマニュアルを作成することです。

【仕事効率化】仕事をこなす良い方法はリスト化してまとめることです【生産性UP】

詳しくはこちらの記事で書いていますが、毎日自分の行動を記録しておけば、そこには必要なタスクだけが並んでいきますので上からこなしていくだけで仕事が終わるマニュアルが完成します。

ただしこの方法では、僕の失敗談②でお話しした自分に最適化したリストが完成するので、どこかのタイミングで必要なものを抽出して万人用のマニュアルとして作成し直す必要がありますけどね。

それでも、一から作るよりは簡単に作れるようになると思うのでおすすめです。

まとめ:マニュアル作りは人と相談して、必要なタスクに絞って作りましょう!!

さて、再度まとめると

  • マニュアルを作る時には自分で必要な情報をしっかりと絞った上で相手に渡す情報を決める
  • 必要なタスクについてなぜそれをやる必要があるのかを相手が知ることができる内容で作成
  • マニュアルを簡単に作りたいなら自分の行動記録から作成するのがおすすめ

です。

スマ
スマ

最後まで記事を読んでいただきありがとうございます!!
将来に向けて努力をしたいけどなかなかできない…。仕事に追われて自分の時間がない…。

でも一体どうすれば今の辛い状況から抜け出せるのかわからない!!!
もしあなたがそう思っているなら「タスク管理」を知るのが超おすすめです。

詳しくは『【超初心者向け】タスク管理の方法!ちょっと仕事ができる人になるまでの全プロセス【おすすめです】』という記事でお話ししています!ぜひ、併せてよんでください!

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