タスク管理超初心者はこちらの記事から!!

仕事効率化におけるやることリストの意義と作り方について

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やることリストを作りたい人

仕事をうまくこなすことができなくて困っています。
仕事効率化のためにやることリストを作りたいのですが、いい方法はありますか?

どうも!スマ(@suma_otaku)と申します。

この記事を読んでくれているあなたは、おそらく毎日の仕事に追われているのではありませんか?

「仕事がたくさんあってどこから手を付ければいいのかわからない…」
「仕事が次々きてパニックになっている…」

そして、真面目なあなたは仕事に追われないための対策として、やることリストを作って上からこなしていきたいと思っていることでしょう。
または、やることリストを既に作ってみたけど、うまくこなしていけないと言うかたもいるかもしれませんね。

ぶっちゃけ、仕事のやることリストを作るのって結構大変ですよね…

この記事では実際に僕が行っているやることリストの簡単な作り方を紹介したいと思います。
僕自身めんどくさがり屋なので、正直やることリストを作るのは避けたかったのですが、仕事効率化には必須でした。
おそらくもっとも簡単な作り方だと思うので、よかったら参考にしてみてくださいね♪

本記事はこんな人におすすめ
  • 仕事に追われて困っている人
  • やることリストを作ってみたけど、上手に仕事をこなしていけなかった人
  • やることリストを作るのがめんどくさいって人

仕事の効率化には「やることリスト」の作成は重要です!!【メリットは3つあります】

さて、最初に思うこととして
「そもそもやることリストを作ることは意味があるのか?」
という方もいるかもしれません。

一度はやることリストを作ってみたけど、うまく仕事をこなせなかった人は特にそう思うかもしれませんね。

結論から言えば、やることリストを作ることは超重要だと思っています!

僕自身、やることリストを作成することで効率的に仕事を進めることができていると思っていますし、
メリットもとても感じています。
具体的にメリットを話すとこの3つ

  • やることリストを作ると仕事が可視化されるから無駄の排除につながる
  • タスクの優先順位をつけることができる
  • ワンボックスに収まることで漠然とした焦りがなくなる

それぞれ、深掘りしていきます。

やることリストを作ると仕事が可視化されるから無駄の排除につながる

やることリストを作ることで、自分に見える形で仕事が目の前に現れます。

すると、やることリストに沿って上から順に仕事をしていると、途中で
「この仕事って今やる必要なくない?」
「こっちの業務とこの業務ってつながっているから、一回で終わらせらるじゃん!」

みたいなことがたくさん出てきます。

実際に僕は、自分の行動の道なりにタスクを置いていくことで無駄な往復を少なくしていくと言うことを意識していました。

例えば、コピー機に用事があるならその後にコピーする必要のある資料も併せてコピーするとかコピーのために席を立った時に一緒に資料を持ってくると行った感じですね。

一回ずつはちょっとの時間かもしれませんが、毎日10分程度の削減が続けば1週間で70分にもなります。
1ヶ月だと5時間以上も違ってくるので超重要です。

そんなわけで、やることリストを作ることで、可視化されるようになって無駄な業務を省いていけることができるようになるのです。

タスクの優先順位をつけることができる

やることリストを作ることで一個一個のタスクに優先順位をつけることができるようになります。

もしかしたらすでにご存知かもしれませんが、「7つの習慣」という本でタスクの重要度は4つの分野に分かれると言うことがあります。
詳しくはこちらをご覧いただきたいと思います

参考 第三の習慣 重要事項を優先する(最優先事項を優先する)フランクリンプランナー

結論を言うと、最も重要な部分としては「重要度が高くて緊急性がない領域」と言うことになるのですが、
仕事をリスト化しておくことで第2の領域に属する仕事が何なのかを考えることができます。
これはめっちゃ重要です。

今現在僕の場合は、trelloというサービスを利用してタスクを管理しているのですが、
一つ一つやるべきタスクを上げておいて、ラベル機能で属する領域を書いています。
色事に分けていて、赤色が第2領域のタスクです。

なので、超緊急で今やらなくてはいけない第1領域のタスクをこなした後には第2領域のタスクに手をつけるようにしています。

このように、やることリストをつくることで可視化ができ、それぞれのタスクに優先順位をつけることができるようになるということで超重要です。

やることが全て一つの箱に収まることで漠然とした焦りがなくなる

さて、最後に紹介するメリットは一つの箱に全てのやることが収まることで焦りがなくなると言うことです。

ここで言う「漠然とした焦り」と言うのは、

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今日締め切りのあの仕事を早くやならくちゃいけない!!
あっ、でも来週までにやらないといけない仕事もあるから、その下調べをしなくちゃ
なんだかやることがいっぱいありすぎでよくわからなくなってきちゃった…

というような感じです。
身に覚えがあるかも多いのではないでしょうか??

もし全ての仕事がやることリストの中に入っていたら、どこまでやれば仕事が終わるのか明確になりますよね。
また、今日やらなくてはならない仕事、明日でも問題ない仕事が明確になります。

そして、そこに書かれていること以外はやらなくてもいいので、ぶっちゃけ考える必要がなくなります。
超簡単に言えば、やることリストに書かれていることが全て終わった時が仕事が終わる時なのです。

僕自身の経験としてもそうなのですが、
やらないければいけないことの総量がわかればあとはこなしていくだけになるので、焦りが減っていきます。
目の前にある仕事だけこなせば終わるという状況ならば集中できるんですよね。
逆になにか忘れている仕事があるかもと思っていると不安で集中ができません。

このような形で、ワンボックスに仕事が収まってくれるので、先の見通しを立てることができるようになるので変な焦りから抜け出せるのは精神的にもいいですね。

【ルーチン】実践的なやることリストの超簡単な作り方

さて、ここからは実際にどうやって仕事をリスト化していくのがいいかと言う話です。
結論から言えば、自分がやっている行動を細かく記録して、そのままやることリストにするのがベストだと思っています。

多くの仕事って仕事相手が変わったとしても変わらない部分ってありますよね。
例えば、オフィス向けのホワイトボードを販売する営業をしていた場合には、

  • 提案資料を作成する
  • アポを取る
  • 実際にいく
  • 販売トークをする
  • 契約を決める
  • 納品をする

みたいな工程は変わらないわけですよね。(※内容は適当です)

提案資料の内容だったりは多少変化があるとしても相手の企業の情報を調べたりなどといったやることの過程の部分は同じのはずです。

つまり、1回やった時に自分のやったことを全て記録しておけば次からはその記録を確認すれば、やることリストと同じ効果を得ることができますよね。
このようにルーチンを記録しておくことでやることリストをわざわざ作る必要はなくなるのです。

ちなみにやることリストを作るのに適しているツールはこちらの記事で紹介しています。

また、もしやることリストの作り方をもっとしっかりと作りたいと言う方は、僕が作っている仕事のリスト化についての記事を参考にしてください

僕自身、マンションの管理会社に勤めていた時には自分のやる仕事のほとんどをこのやることリストの形式にしていました。

まとめ

さて、再度まとめると仕事のやることリストを作ることのメリットは

  • やることリストを作ると仕事が可視化されるから無駄の排除につながる
  • タスクの優先順位をつけることができる
  • ワンボックスに収まることで漠然とした焦りがなくなる

です。

実際の僕は、やることリストを作ってからかなり仕事が効率的にできるようになったなと思っています。
細かく話すと長くなりますので、簡潔に話すと「仕事をする時にいちいち次に何をしなきゃいけないのか考える時間が圧倒的になくなったから」だと思います。

ぜひ今回紹介した方法を試してみてください。
仕事も早くできるようになり、精神的にも楽になると思います!

スマ
スマ

最後まで記事を読んでいただきありがとうございます!!
将来に向けて努力をしたいけどなかなかできない…。仕事に追われて自分の時間がない…。

でも一体どうすれば今の辛い状況から抜け出せるのかわからない!!!
もしあなたがそう思っているなら「タスク管理」を知るのが超おすすめです。

詳しくは>>タスク管理カテゴリで解説中

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