【仕事効率化】隙間時間や空き時間を使ってできる仕事まとめ

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仕事効率化したい人

仕事をしていると中途半端に待ち時間や隙間時間ができてしまいます。
細かい時間も無駄にしないで効率的に仕事を進める方法はないでしょうか??

どうも!スマ(@suma_otaku)と申します。

仕事をしていると案外隙間時間って出来ませんか??
僕は前職が営業だったので、お客さんとの打ち合わせの待ち時間があったり、移動時間が多かったです。

でも、仕事はたくさんあったので移動中でも待ち時間でもとにかく仕事を進めて早く仕事を終わらせたいという思いもありました。

この記事では僕が行っていた隙間時間、空き時間を使ってできる仕事を紹介したいと思います。

本記事はこんな人におすすめ
  • 隙間時間にできる仕事を知りたい人
  • 隙間時間で仕事を進めることで早く仕事を終わらせたい人
  • 隙間時間にも仕事を進めたい

僕の場合は営業職だったので移動時間や待ち時間を活用することが出来ましたが、営業職以外だともしかしたら難しい部分もあるかもしれません。
でも考え方など参考になる部分もあると思いますので、自分の場合だったらこうかなと思いながら読み進めてくださいね!

隙間時間で仕事効率を一気にあげる成果について

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隙間時間で仕事効率をあげることは本当にできるの??

こんな疑問を持っている人もいるかと思いますので、最初に僕の例を挙げてみたいと思います!

僕はマンション管理管理会社でフロントマン(マンションの収支や総会:理事会とかを支援する人)をしていた時は隙間時間でできる仕事についてかなり意識していました。

マンション管理会社はクレーム産業とも言われるくらいにマンションの住民から次々と電話が来るのでまとまった時間を作ることができないんですよね汗

一時期は最大で19連勤とかをしたこともあります…

でも時間管理について勉強したりして隙間時間をうまく活用できるようになったおかげで仕事が効率的にできて休みも増えました!

なので、「やることがいっぱいで処理が追いつかない人」や「隙間時間を有効に使えてないな」って人はこの記事を読んで隙間時間を活用できるようになって欲しいです!!

※連勤が続いていた時期のことは「タスク管理ができないと45歳でリストラになって人生がめちゃくちゃになる理由」という記事の中で僕の失敗談を元にお話をしています。

今からできる隙間時間で終わらせたい仕事

さて、本題に入ります。
僕が仕事をする中で隙間時間を使って行っていたことは以下の3つです。

  • メール確認と返信
  • スケジュール調整
  • 社内掲示板から情報をインプット

蓋を開けてみればなんてことない作業で期待外れでしたかね?

でもこれらを隙間時間でこなすことはとても重要です。
実際に上の3つを実行していたことで僕の場合、他の仕事の効率化にもつながったと思っています。

先に隙間時間で上の3つをすることのメリットをお話しした後に少し深掘りをします。

隙間時間仕事をすることで得られる効果【固定概念を崩す】

なんてことない作業とはいえ、隙間時間を使って作業を進めることで発揮される効果はすごく大きいです。
理由としては

集中力が必要な仕事と必要ない仕事を分離することで、本当に重要な作業が細かい作業で集中力を途切れることがなくなり、結果重要な作業も短時間で終了できる

ということになります。
以下、詳しく説明しますね。

さて、今回あげた3つの仕事を見て皆さんが思ったのはこんな感じではないでしょうか??

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全部ちょっとした時間で終わる作業じゃないですか?
わざわざ隙間時間を使って進めなくてもすぐに終わりますよ!!

僕自身、最初はあなたと同じように思っていました。
しかし、実は気づいていないだけでこの3つの仕事に使われている時間はめっちゃ大きいです!!
また、通知が来たりして本当に重要な作業の中断にもつながります!

仮に1通のメールに返信するのに3分の時間がかかるとすれば、10通メールがあればそれだけで30分ですよね。
こうして考えてみると結構な大きい時間ですよね…

ほかにも、仕事って自分が想定していたよりも時間がかかってしまうことってよくありませんか??
多くの場合、人間は自分の能力を過大評価しているので、想定時間の1.6倍くらいの時間を使ってしまうことが多いそうです。
重要な仕事でも想定以上の時間がかかるのだとしたら、集中して作業をしている最中にメールが1通ピコンと来て中断されるのはなんとしてでも避けたいですよね!

このような形で、人は思っても見ないところに時間をたくさん使っていますし細かい時間の積み重ねが結果として大きな時間的損失を生んでいます!!

あなたが本当に進めなくてはいけない仕事はメール確認や社内通知の確認ではないですよね。
お客さんに提出する資料作りなどもっと集中力を必要とする仕事があるはずです。

大事な仕事にちゃんと時間を使うためにも細かい時間を使って雑務のような仕事はやっつけておくことが大切なのです!!

すぐに実行できる仕事効率化の小技を教えます【5選】

隙間時間仕事の選び方・考え方について

僕は今回

  • メール確認と返信
  • スケジュール調整
  • 社内掲示板から情報をインプット

の3つを隙間時間仕事としてピックアップしました。
これらの共通点としては、
「一つずつが短時間で終了するが使う時間が多くなりやすい仕事、数が多い仕事」
です。

あなたの仕事の中で今回紹介した3つ以外にも短時間で終わるけど量が多い仕事はありませんか??

例えば、書庫やネットで資料集めをしたりするのもそうですよね。

このように短時間で終わるけど量が多くて実は時間がかかっている仕事という視点で、もう一度あなたの仕事を見直してみると隙間時間を効率的に使える仕事が見つかるはずです。

その仕事は本当にそこでしかできないの?【仕事を分解して隙間時間を活用できるようにする】

今回お話しした「一つずつが短時間で終了するが使う時間が多くなりやすい仕事」ですが、実は他の作業でも作業内容を分解していくことでデスクでしか出来ない仕事や長時間かかる仕事はどんどん減っていきます。

大きな仕事であっても分解していくと細かい作業の積み重ねだったりしますよね。
細かい作業であると言うことを意識するだけで、「実はまとめてやらなくても大丈夫!」みたいな作業が見えてきます。

詳しくはこちら↓の記事でお話ししていますので、参考にしてみてください。

仕事を効率化するアイデアの作り方【結論はタスクの分解と結合です!】

僕の場合は、以下のような仕事も電車の待ち時間に行っていました。

  • 会議の議事録作成
  • 会議資料の作成
  • 印刷準備

会議の議事録については待ち時間でも下書きやプロットを書くことはできますし、
全部を同時に作るのではなくて節ごとに分解すれば多少の待ち時間で書き進めていくこともできますよね!

会議の議事録を書くことを見直してみると
「プロットを考える」
「節ごとに内容書く」
「内容の見直しをする」
というタスクの集合体であることがわかります。

ひとつひとつの作業であれば5分〜10分などで終了するものばかりなので、隙間時間でも仕事を進めることができるのです!
このような形でどんどん作業を分解していくのがコツです!!

同様の視点であなたの仕事も分解してみてください。
実は社内でしか出来ないと思っているものが少ないことに気づくと思います。

まとめ:隙間時間を使って仕事効率をあげましょう!!

さて、今回お話ししたメソッドを振り返ると

「一つずつが短時間で終了するが使う時間が多くなりやすい仕事、数が多い仕事」や「分解することで隙間時間にできる仕事」つくり、時間を見つけて作業していく。

という感じになります。

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スマ

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