【仕事効率化】仕事をこなす良い方法はリスト化してまとめることです【生産性UP】

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仕事効率化をしたい人

仕事の効率化をしたいと思っています。
でも、どうやってやればいいのかわかりません。
まずは仕事のリスト化をしたいのでやり方を教えてください!

どうも、SUMAと言います。
趣味が何よりも大事なのにも関わらず、営業職になり趣味の時間を失いかけた社会人です。

この記事を読みに来てくれたあなたも仕事を効率的にすることで自分の時間を確保したいと考えているのではないでしょうか??
または、仕事を上手くこなして上司に評価されたいという上昇志向の方もいるかもしれませんね。

この記事では「仕事のリスト化」をテーマに話を進めていきたいと思います。

本記事はこんな人におすすめ
  • 仕事をこなしていくためのリスト化の方法を知りたい人
  • 仕事効率化のテクニックを学びたい人

ブログ運営者も使っているタスク管理ツール

TaskShuteCloud

結論:次々と仕事をこなすには仕事のリスト化が大切です!!

結論を言ってしまうと次々と仕事をこなしていくためには仕事のリスト化が大切だと僕は考えています

理由は以下の点

  • 作業中における思考する時間を排除して次々仕事をこなすことができる
  • タスクの細分化、まとめが楽になる

また、仕事効率化の考え方については別の記事に書いてますので併せて参考にして下さい。

仕事効率化の具体的な考え方と方法【適切なタスク管理の方法を知りましょう】

以下、深掘りをしていきます。

1.作業中における思考する時間を排除することになります

仕事をリスト化をすることは、「作業中における思考する時間を排除することになります」

例えばあなたが何かしらのプレゼンをすることになったとして、「まずは会場の準備が必要だな」「他には資料の準備をして…」などと色々と考えながら一個一個手順を確認していくことになると思います。

そして、仕事に慣れてきたならば特に考えずとも全ての工程をこなしていくことができるようになるでしょう。

もし、この時にやるべきことがリストアップされていて上から順に行動をするだけで終了するならばこれ以上に簡単なことはないですよね。また、後々に「あれを忘れてた、これもやらなきゃ!!」といったようなことにもならないでしょう。

人間は何かを考えながら動くということやマルチタスクはできない人がほとんどです。生産性の問題で見た時にも多くの人がシングルタスクを進めています。

仕事をリスト化することは「思考と行動を別にする」ことにつながるのです。

2.タスクの細分化・まとめが楽にできるようになる

また、リスト化の目的は「自分のやっているタスクを細分化・まとめることが楽になる」ことにもあると思っています。

上の例のように「プレゼンの準備」と大雑把なタスクにしてしまうとどれくらいの時間がかかるタスクなのか見えてこないですが、
「プレゼン会場の予約のため、電話をする」

「プレゼン資料の導入部分を作成する」
などといった形までタスクを小さくすることで、隙間時間を活用して細かく仕事をこなしていくことができるようになります。

これは急に何かしらの仕事を言いつけられた後に、この小さいタスクをやってから、割り込みタスクを行い、次の小さいタスクに手を付けるなど、割り込みタスクへの対応でも慌てないですむといった利点もあります。

また、紙面で客観的にルートを見直すことで必要ない作業やまとめて行った方が効率的な作業がわかるようになります。いわゆるPDCAサイクルを回すことにつながるのです。
(これも考える時間と行動する時間の分別ですね)

仕事の細分化と結合についてはこちら↓の記事で詳しく話しています。

仕事を効率化するアイデアの作り方【結論はタスクの分解と結合です!】

3.仕事のリスト化が必要な理由について

さて、ここまで仕事のリスト化を推奨してきましたけど、仕事のリスト化と言った時にあなたが思い浮かべたのは、形骸化したチェックリストではないでしょうか??

結構多くの場合、やることをリスト化しているはずのチェックリストはちゃんとチェックされないままになってしまいますよね。

しかし、僕の考える仕事のリスト化はチェックリストとして使用するのではなくあくまで仕事のナビゲーターとしての役割だと思っています。

それの通りに仕事をして、さらにチェックをしていくのではなく適宜見ながら現在の自分の立ち位置を把握するのです。

スマホの地図機能や車のナビのように最終的な成果物を目指す指標に過ぎず、その途中で寄るところがあれば足してもいいし、地元の人しか知らない道があればそっちを優先してもいいのです。

さて、以上の理由からまずは仕事のリスト化が必要になってくる理由について話をしてきました。

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仕事をリスト化するのが大切だということはわかりました!
でも一体どうやったらいいのか見当もつきません…

という方の方が多いかと思いますので、ここからは具体的にどのようなリストを作成すればいいのかを僕が実施に作っているリストを例にしながらお話をしていきます。

仕事をリスト化する具体的な方法

さて、ここからは具体的にどうやって仕事のリストを作ればいいのかを紹介します。

ちなみについ最近僕が作り始めているブログのタスクリストがこちらになります。

まだ作り途中なので、いらない部分や精錬されていない部分がほとんどですけど僕は仕事でも同じような作り方をした仕事リストを作成していました。

左から

  • そのタスクにかかる見積もり時間
  • 実行するタイミング
  • 仕事の大まかな分類
  • その中の細かいタスク
  • 実行単位のタスク
  • 備考

という順番で並べています。

まずは皆さんもエクセルなんかで似たような表を作ってみてください。

引き続き、記入するべきことやその後の運用方法について細かく紹介していきたいと思います。

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スマ

僕が使っているタスクリストの配布をはじめました!
もし、自分で作るのが手間という方や他の人の使っているタスクリストはどんなものが知りたい方がいたら下のリンクからみてみてくださいね!

【自作】仕事効率化のアイデアを詰め込んだ最強エクセルシートの配布

自分の仕事記録から仕事内容を書き出す

さて、まずは仕事の大枠を作っていかなくてはなりません。

あなたのスケジュール帳と直近の仕事資料を用意してください。
とにかく、中項目のところに思いつく限りのやってきた内容を書いていきましょう。細分化していくのはその後で大丈夫なので、どんどん放り込みましょう。

次に突っ込んだ仕事の中から一つの工程の中にある仕事を並べ替えて近くに配置していきます。

何となくまとまってきたら大項目にその仕事が何の仕事なのかを記入していきましょう。
また、同時に小項目に実際にどんな手順で進めているのかを書いていきます。

これで第一段階は終了です。

とりあえず、リストに沿って仕事を行う

第二段階としてはあなたが作ったリストに沿ってその仕事を進めていくことです。

実際に見ながらやっていくことで「あ、この作業も必要だったな」「この作業はこっちの分類にまとめてやった方がいいな」と思うことがいくつも出てくると思います。

作ったリストを一周する頃にはアイデアであふれているはずなので新しくリストを作り直します。(PDCAサイクル)

このような形で仕事を進めることでどんどん洗練された仕事ができるようになっていくのです。

実際に僕はこの方法を使って仕事をした結果、僕の仕事ファイルには「タスクパッケージver.8」という8回も書き直したリストがありました笑

まとめ:仕事を効率よくこなすためにはリスト化がおすすめ

さて、この記事に書いたことが僕がやってきた仕事を効率化する方法のノウハウです。

実はこのリストはやるべきことを効率的に行う方法が詰まっているので、ゆくゆくは引き継ぎを行う際にそれを渡すだけで引き継ぎ相手が仕事に困らなくなるという二次利用ができる優れものです笑

引き継ぎが下手な組織に未来はないと思う理由について【仕事の属人化】

まず最初に自分の仕事の棚卸しをすることが大変なんですけど、効果は抜群なので是非お試しください。

スマ
スマ

最後まで記事を読んでいただきありがとうございます!!
将来に向けて努力をしたいけどなかなかできない…。仕事に追われて自分の時間がない…。

でも一体どうすれば今の辛い状況から抜け出せるのかわからない!!!
もしあなたがそう思っているなら「タスク管理」を知るのが超おすすめです。

詳しくは『【超初心者向け】タスク管理の方法!ちょっと仕事ができる人になるまでの全プロセス【おすすめです】』という記事でお話ししています!ぜひ、併せてよんでください!

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