すぐに実行できる仕事効率化の小技を教えます【5選】

仕事効率化の技を知りたい人
仕事効率化の技を知りたい人

仕事効率化したいけど何から手をつければいいの変わらないです。
まずは、すぐに着手できる技を教えてください!!

どうも、スマと申します。
残業が嫌で仕事効率化について日々考えています。

この記事ではこれから仕事効率化をしたいという方にむけて、
僕が実践して効果があったと感じている仕事効率化のための小技をお伝えします。
明日からすぐに着手できる事柄ばかりですので、この記事を読んだら是非日々の仕事に取り入れてみてくださいね!

筆者も使っているタスク管理ツール

TaskShuteCloud

今日からできる仕事効率化の小技5選

僕は仕事効率化のために仕事術系の本を買って片っ端から試してみたり、自分でこうやったらいいかもしれないということを試していました。

結論から言うと仕事を効率化をする中でもっと効果があった小技は以下の5つでした。

  • タスクの内容を行動単位で書き出す
  • ルーチンタスクの実行回数時間を決める
  • 対応したメールは手動でアーカイブに入れる
  • 邪魔の入らない環境で仕事をする時間を作る
  • 昼休みの時間をずらす

以下深掘りをしていきたいと思います。

タスクの内容を行動単位で書き出す

まず最初に着手したい小技は自分の仕事内容を行動単位で書き出すことです。
最初に言っておくとここが1番重要で着手するのが大変な小技なので、十分に理解をして欲しいと思います。

さて、まず前提として自分の仕事内容や量を正確に把握している人は少ないと言うことを知っていただきたいです。

仮に今すぐあなたが着手している仕事を別の人がやらなくてはならなくなった場合にあなたは余すところなく仕事内容を教えることはできますか??
おそらく多くの人が全てを説明しきることが出来ないまま引き継ぎを終えるはずです。

本来いつもやっている仕事のはずなのに余すところなく伝えることが出来ないと言うのはおかしいですよね。
つまり、自分の仕事内容の把握が不十分だと言うことです。
そのためにも自分の仕事内容を書き出しておくことが必要です。

仕事内容を見える化することで、いつもやっていることの無駄にも気付きやすくなります。
僕自身、仕事でも私生活でもタスク内容を書き出すようにしてから無駄に気づいて改善できることが増えたと思っています。

ルーチンタスクの実行回数時間を決める

さて、一つ目の小技は少し難易度が高かったかもしれませんね。
実は1つ目の小技は2つ目の小技にもつながってくる部分でもあります。

2つ目の小技はルーチンたくすの実行回数と時間を決めることです。

具体的に言うと、

  • メールのチェックの回数を決める
  • 上司への報連相のタイミングを決める
  • 同僚とのお喋りタイムの時間を決める

と言ったような感じです。

あまり意識していない人も多いと思いますが、これらの時間は案外多くの時間を消費しています。
意識しないで何気なく行動しているとどうしても大きな仕事を進めるよりもこれらのタスクに手をつけてしまっていることが多くなりがちなのです。

あなたも経験がないでしょうか?
重要な仕事があるにもかかわらず、来ているか分からないメールチェックをしてしまっていることが。
このような無駄を省くためには先にメールチェックの時間を決めてしまうことが重要です。

僕の場合は昼休憩前と夕方17時と決めてメールチェックをしていました。
それでも案外問題はないものです。
本当に重要な用事であれば、電話が来ますからね。
(ホリエモンさんなんかは電話をしてくるような相手とは仕事をするなと言ってましたが…)

そんなわけで、まずはメールチェックなどの何気ない時間をタイミングを決めてみてその時だけ実行することをおすすめします!

対応したメールは手動でアーカイブに入れる

2つ目の小技に続けて3つ目もメール関係です。
実際僕がもっとも効果を発揮すると思っているのはこちらの小技だったりします。

やり方は簡単で対応したメールは手動でアーカイブに入れること!
これはインボックスゼロと言う考え方がベースになっているのですが、
「一つの箱の中にやらなくてはならないタスクを全て詰め込んで、それが空になったら仕事は終わり」
というものです。

あなたの会社にもデスク上に箱を用意してそこに次々と今日やる書類を入れている人はいませんか?
それこそがインボックスゼロですね♪

これをメールにおいてもやってしまうというのが今回紹介する小技になります。
メールを読んだり返信をしたらその場でアーカイブに入れてしまうということで、受信箱の中には

  • 新着メール
  • まだ対応してないメール
  • 進行中の案件のメール

だけになります。

仕事を進めている最中にこの案件のメールはどれだっけとメールを片っ端から開けていく時間がなくなるので相当な効率化にもなります。
また、やらなくてはならないことが可視化されるので、頭の中もすっきりします。
本当におすすめなので是非導入してみてくださいね!!

ちなみに僕の場合は受信箱の下に対応済というファイルを作成してそこに全てのメールを入れていました。

邪魔の入らない環境で仕事をする時間を作る

4つ目は邪魔の入らない環境で仕事をする時間を作ることです。

文字通りなので説明するまでもないのですが、仕事をしていると上司がよくわからない仕事振って来たり、電話対応が入って来たりしますよね。

仕事に割り込みが発生するとその割り込み仕事に着手する時間が追加されるだけではなく、それまで行っていたタスクが中断してしまいます。
そして中断したタスクを再開するためには、どこまでやっていたかの確認が必要だったり集中力を取り戻すのにも時間がかかります。

控えめに言ってもこれほど無駄なことはありません。
なので、邪魔が入らない仕事時間を確保する努力をしましょう!

僕の場合は営業だったので、朝イチで現場へ直行して会社へ戻る前にコワーキングスペースやカフェに入って資料作りを一気にこなしていました。

あまり褒められたことではないかもしれませんが、僕の会社はとんでもない勢いで電話はかかってくるし、横入りの仕事も多かったので社内にいては毎日残業が決定でした。
チョコチョコ仕事を振られるよりも社内に戻った時にデスクに対応して欲しいことが溜まっていた方が僕としては対応をしやすかったので徹底して重要タスクは外出先でやるようにしていました。

もし、外出が難しいという場合には早朝タスクをするとかで時間を作ることがおすすめですね!

昼休みの時間をずらす

ぶっちゃけた話、昼休みにお昼を食べようとすると行列に巻き込まれて落ち着かない食事をする羽目になります。
場合によっては待たされている時間が発生しますよね。
これ控えめに言ってもマジで無駄だと思います。
こちらについては超人気ブロガーのマナブさんも最近YouTubeで発信していました。

だって冷静に考えてみると、時間をずらして昼休みに行けば待ち時間もなくお昼ご飯を食べれるのでご飯を食べるだけで終わらず、プライベートな作業(買い物とか)もできます。

僕の場合は昼休憩を少し後ろ倒しにして13時頃に定食屋に入っていました。
こうすることで他の会社の人は昼休憩終わりで帰っていくので店も空いているし待ち時間もないし、急いで出る必要もないということで最高でしたね。
そして必要があれば薬局とか本屋とかにもいくことができました。1番ひどい時にはその日発売のゲームを昼休みに買って帰って来ていたくらいです笑

まとめ:小技を使って無駄な時間を削除しよう!

さて、小技を5つ紹介しました!
再度まとめると

  • タスクの内容を行動単位で書き出す
  • ルーチンタスクの実行回数時間を決める
  • 対応したメールは手動でアーカイブに入れる
  • 邪魔の入らない環境で仕事をする時間を作る
  • 昼休みの時間をずらす

です。
是非取り入れられることについては今日からでも取り入れてもらえるといいのではないかと思います!!
学んだらすぐに行動に移すというのが仕事効率化を押し進める上で1番大切ですからね♪

最後までお読みいただきありがとうございます。

スマ
スマ

最後まで記事を読んでいただきありがとうございます!!
将来に向けて努力をしたいけどなかなかできない…。仕事に追われて自分の時間がない…。

でも一体どうすれば今の辛い状況から抜け出せるのかわからない!!!
もしあなたがそう思っているなら「タスク管理」を知るのが超おすすめです。

詳しくは『【超初心者向け】タスク管理の方法!ちょっと仕事ができる人になるまでの全プロセス【おすすめです】』という記事でお話ししています!ぜひ、併せてよんでください!

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