仕事を効率化するアイデアの作り方【結論はタスクの分解と結合です!】

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仕事効率化をしたい人

もう仕事がいっぱいいっぱいで回りません。
仕事効率化を始めようと思うのですが、一体何をすればいいのかわかりません。
仕事効率化の土台となる考え方を教えてください!

どうも、SUMAと申します。
この記事では仕事効率化をするためのアイデアはどう考えればいいのかと言うテーマでお話をしていきたいとおもいます。

今回紹介する方法は、会社単位でどうにかするといったような大きなものではなく、個人で仕事を効率化(生産性を高める)していくことにフォーカスを当てています

すぐにでもあなたが実現できる方法を考える土台についてお話をしますので、この記事を読んですぐに着手してくれたら嬉しいです。

順番としては
「仕事効率化のアイデアを5個紹介」しますので、可能であればやってみてください。
次に「効率化のアイデアの土台となる考え方」についてお話をします。

本記事はこんな人におすすめ
  • 仕事効率化をしたいけど、どうやったら自分の仕事を効率化できるのかわからない人
  • 仕事を早く終えて自分の時間を確保したいと思っている人

仕事効率化をするアイデア5選!!

まず最初に仕事効率化をするために僕が重要視している考え方を紹介します。

  • 仕事の可視化をする
  • 仕事にかかる時間を知る
  • 時間を決めて実行するようにする
  • どこでも作業できる環境を作る
  • 自分の導線に作業を配置する

それぞれの考え方については、別の記事で紹介していますので、併せてご確認くださいね。

↓仕事の可視化
【仕事効率化】仕事をこなす良い方法はリスト化してまとめることです【生産性UP】
↓仕事にかかる時間を知る
【結論】仕事効率化の最初の一歩はタイマーを使うこと【2ステップ】

さて、ここからお伝えするのは上のアイデアを実行していくための具体的な考え方についてです。

結論:考え方の基本は分解と結合です

さて、紹介したアイデアについてですが、これらはアイデアを理解することも重要ですけど、それの土台になる考えを知ってもらわなくては、あなたの仕事に応用することが難しいですよね。
ここからは、その土台になる考え方を知ってもらいたいと思います。

結論からお話しすると作業の分解と効率化をすることが仕事効率化のアイデアを生む方法です。
このままでは分かりにくいので少し深掘りします。

①タスクを分解するってどう言うこと?

結論から言うとタスクの分解とは、タスクを行動単位まで分解してそれぞれについて効率化する方法を考えていくと言うことです。

例を出して紹介していきます。
ブログ記事の執筆で考えるとするとやるべきタスクは
「ブログ記事を執筆する」
となるかと思います。

しかし、これだけでは具体的にどのような行動をしなくてはいけないのかがわかりにくいですよね。
そこで、タスクの分解をします。

  • ブログ記事のネタを考える
  • 競合するサイトを確認する
  • 記事の構成を考える
  • 本文を書く
  • 装飾など公開するための装飾をする
  • 公開するタイミングを決める

これで、タスクの分解ができました。
まぁもっと細く分解しようと思えばできるのですが、多すぎるとわかりにくいので今回はここまでにさせてください。

さて、このような形で分解して考えることで、一つ一つのタスクを短くできないかといった視点で考えたり、隙間時間でタスクをしたりといったことが可能になります。

実際に僕はこの分解を行ったことで
「ブログ記事のネタを考える」というタスクは
電車の中や移動中でも可能であると思ったり、
「本文を書く」タスクと「装飾など公開の準備をする」タスク
は別に同時にやる必要はないなと気づくことができました。

今回はブログの例で紹介しましたが、これは仕事でも応用可能です。
メールを確認する時間と返信する時間を分けたり、資料作りをする時に細かく作業を分けて実行することができるようになります。

実際に僕はこの方法を考えて仕事の効率化をしてきました。

②タスクを結合するってどう言うこと?

タスクの結合とは、別々のタスクを同時にやったり、順番を入れ替えて実行することでさらに効率的にタスクをこなすことができるのではないかと考えることです。

上で紹介したブログの例で考えるならば
「ブログネタを考える」というタスクと
「公開するタイミングを考える」というタスクは
同時に行った方がいいと判断することができます。

理由としては、ブログネタが思いついたとしても、その季節やタイミングがずれていたらあまり意味がないからです。

真冬に「おすすめの水着はこれだ!!」みたいな記事を書いても仕方ありませんよね笑
また、どちらも頭を使う作業なので同時に行うことができますし、ネタ出しと併せて公開時期を決めてスケジュールに落とし込んでおけば後からは本文を作成するだけで済むこともあります。

このような形でタスクの結合をしていくことで、家事をしながらタスクをこなしたり、通勤の時間を有効に使うことが可能になります。
仕事の場で行う場合には、朝の通勤時間でその日のスケジュールを確認したりとかですね♪

【+α】分解と結合をしたら、オートパイロットをできるようにするのがベスト

分解と結合をして、自分の最も効率がいいと思う仕事の仕方を身につけたら、次はその行動自体を早くしていく必要がありますよね。
結論から言えば、繰り返しタスクを行っていくことで勝手に早くできるようになっていきます。

【仕事効率化】仕事をこなす良い方法はリスト化してまとめることです【生産性UP】

皆さんは通勤だったりでお疲れの場合もあるかもしれませんが、何も考えなくても家に帰ってきてご飯を食べたりお風呂に入ったりしていますよね。

最初の頃は、「どの電車に何時に乗って…」みたいに考えていたかもしれませんが、慣れていくうちに特に考えなくてもできるようになったはずです。
そして、考えなくなった分通勤時間が少しだけ短くなったりとかしていませんか??

タスクをこなしていくことも同じで、何度も繰り返すうちに徐々に早くなっていきます。
この状態を目指して繰り返しタスクを行っていくことが大切だと思っています。

【PDCA】仕事を効率化するためにスケジュールに加えるべきこと【タスク管理】

まとめ:まずはタスクの分解から始めましょう!

さて、再度まとめると

  • まずは仕事を分解して考える
  • それぞれのタスクを結合して最も良いタイミングを見つける
  • 考えないでタスクを処理できるようになるとすばやくできるようになる

となります。
最後までお読みいただきありがとうございます。

スマ
スマ

最後まで記事を読んでいただきありがとうございます!!
将来に向けて努力をしたいけどなかなかできない…。仕事に追われて自分の時間がない…。

でも一体どうすれば今の辛い状況から抜け出せるのかわからない!!!
もしあなたがそう思っているなら「タスク管理」を知るのが超おすすめです。

詳しくは『【超初心者向け】タスク管理の方法!ちょっと仕事ができる人になるまでの全プロセス【おすすめです】』という記事でお話ししています!ぜひ、併せてよんでください!

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