僕の実践している仕事効率化の方法をツールと具体例付きで紹介します

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女の子

仕事が忙しくて残業ばかり、最近はあまり趣味に時間もさけてないし一体何のために仕事をしているんだろう…

この記事では、「タスク管理」を中心にして仕事効率化の考え方とどんなルールを使うことで効率化が測れるのかということを説明します。
2度手前、3度手間によって仕事が思うように進まない方や横入りの仕事に邪魔されてイライラしている方、締め切り間際にバタバタと仕事をしている方には参考にしていただきたいと思います。

僕自身、新卒で入社した会社で日々の仕事に追われて、見たいアニメも見れない、好きなアイドルのライブにも行けないという状況から、今回紹介している考え方やツールを使うことによって脱出することができました。
今年の夏はライブ遠征で仙台にも行っています。

皆さんも当記事の考え方をベースにして皆さんの仕事を回すことによって、残業の削減、無駄にイライラする仕事の無駄の解消につながります。
実践するのは結構大変ですけど、頑張りましょう!!

僕も自分の人生感と会社の考えが合わなくて無料のプログラミングスクールを使って転職を考えています。

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筆者も使っているタスク管理ツール

TaskShuteCloud

【仕事効率化の極意】仕事効率化の極意は高速でPDCAを回すこと

PDCAとは?

大学生や社会人なら一度は聞いたことあるのではないでしょうか??
PDCA」とは、「Plan=計画」「Do=実行」「Check=評価」「Action=改善」の4つの英単語の頭文字で、これを繰り返していくことで徐々に仕事を改善・効率化していくことができるというものです。
<参考:https://news.mynavi.jp/article/20180323-604794/

でも実施のところ、PDCAを繰り返すことができている人はほとんどいないように思います。

PDCAは仕事の効率化に限らず、スポーツだったり色々な分野で取り入れることができるので、自分の理解度が足りないって方は、本を読むことをお勧めします。

紹介する2冊の本のうちどちらも良書なので、どっちかを読むといいと思います。

本を読むポイントとしては1回読んだら終わりじゃなくて、最初は理解が浅くてもいいのでさくっと読んで自分にできることから取り入れてみることです。
足りない部分が出てくるたびに読み直しましょう!!

PDCAを日常に落とし込む

さて、PDCAサイクルはサイクルというだけあって継続をしなくては意味がありません。繰り返し考えていくことでデータの蓄積がなされて次のプランに繋がっていくわけです。
そのため、PDCAを継続する方法が必要になってきます。

僕はPDCAを繰り返すために事前に「行動の見直しをする時間」を設けています。そしてそれをタスクシュートクラウドというサービスを利用して定期的に自分のタスクとして目の前に現れるようにしています。
タスクシュートが習慣化に最適であるということについては別の記事を執筆予定ですのでお待ちください。

【仕事効率化に役立つツール】僕の使い方を具体的に説明

ここからは僕が実際に仕事効率化のために使っているツールを紹介します。
実際の使い方と併せて紹介するのでイメージを掴んでください。

ポイントはそれぞれのツールの強みによって使い分けていくことです!

仕事効率化管理ツール①:TaskShoutCloud

筆者も使っているタスク管理ツール

TaskShuteCloud

僕のタスク管理の要となっているアプリです。もともとは大橋さんという方が作ったタスクシュート時間術という考え方が元になっています。
僕はこのツールをデイリータスクのみが書かれているクローズドリストとして使用しています。このツールに書かれいていることを上から順にこなしていくのが僕の日常です。

このツールではタスクがリマインダー機能で目の前に登場するのでそこでその日にやれるタスクだけに絞って行動することができます。
また、そのタスクに対する過去の実績を元にして、自分がそのタスクをするのにどれだけの時間がかかるのかがわかることがポイントです。

例えば僕であればブログ記事1記事に平均して97分の時間がかかっているということがわかっています。

タスクシュートの使い方については後日単独記事を執筆予定です。

このツールのデメリットとしてはこのソフトは開発中のものなので、たまにおかしな挙動があったりすることです。
しかし、利用者の意見で改善をしていくことにもなるので将来性を見越したら最高のツールだと思います。

仕事効率化管理ツール②:Trello

また、一週間のタスクのバランスだったりはTrelloというツールを使用しています。このツールの使い方はブロガーのマナブさんの動画をご覧ください。

基本的に僕はこの方式で一週間の生産性を見るようにしています。
そして、毎朝タスクtodayタスクをタスクシュート に転記している感じですね。こうして無理のないスケジュールを作成しています。

仕事効率化管理ツール③:グーグルカレンダー

グーグルカレンダーについてはそこまで説明をする必要はないかもしれませんね。
日程の確実に決まっているタスクに関してはグーグルカレンダーに予定を入れています。

これはグーグルカレンダーに拘らず手帳とかでもいいかもしれませんね。
自分の一番使いやすおい日程管理方法を使ってください。

僕は会議や打ち合わせはグーグルカレンダーに記載してブッキングしないようにしていました。

仕事効率化管理ツール④:Excel

さて、ここまで説明してきたものは予定通りにことを進めたり、PDCAを回すためのツールでした。
僕はタスクの詳細についてはExcelを使って管理しています。具体的にはこちらの画像を確認してください。

この例はブログのタスクリストですけど、僕は仕事においても同様のリストを作成していました。
このリストの中項目の部分をタスクシュート に転記してその時間には小項目に書かれたタスクを上から実行しています。

実行していく中で不具合があればその都度修正をしていくことで、単体のタスクに対するPDCAを回すことが可能です。

詳しくはこの記事で記載しています。

【仕事効率化】仕事をこなす良い方法はリスト化してまとめることです【生産性UP】

仕事効率化管理ツール⑤:EverNote/OneNote

最後に紹介するのはEverNoteとOneNoteです。このツールについてはツールを使って同行って言うよりも考え方の問題で、隙間時間でできるタスクを用意しておくってことが重要です。

電車の待ち時間だったり、打ち合わせの待ち時間、移動時間など細かい隙間時間ってたくさんあると思います。

現状僕の場合はブログの執筆を行なっているため、電車待ちの際などにブログの下書きをしていることが多いです。
また、仕事をしている時には電車の中で会議の議事録を書くなどしていました。

5分でできるタスクや15分でできるタスクを先に前述のエクセルで作っておいて、待ち時間が発生したらそのタスクを実行することで無駄な時間が格段に減ります。

どちらのツールもメモアプリですけど、多くの場合会社の資料つくりなんかは文章で作っていると思うので、その下書きやメモに使用してはいかがでしょうか??


僕は、Office 365に登録している関係でOneNoteを使用しているのですが、どちらを使っても問題ないと思います。

【仕事を効率化するアイディアを生むコツ】何もしない時間を作りましょう

さて、最後に仕事効率化のアイデアをどうやって思いつくのかってことについてお話をします。

結論から言うと、ぼっーとする時間を作ることです。

誰しも、仕事の途中で昼下がりに眠くなってしまった経験はありますよね。そう言った時に限ってふとした仕事のアイデアが思い浮かぶことはないでしょうか??

実際に人間は考えて考えてって時よりも、少し抜けているタイミングの方がアイデアが出てきやすいみたいです。
そのため、意識して何もしない時間を設けてみてください。

え?忙しくってぼっーとするタスクを忘れそう??
大丈夫です。そんな時のためにタスクシュートクラウドに「思考停止」って時間を設けておきましょう笑

筆者も使っているタスク管理ツール

TaskShuteCloud

まとめ:仕事効率化は場面に合わせた適切なツールを使おう!

さて、いかがだったでしょうか??
皆さんの仕事に落とし込んでいけるルールはありましたか??

僕としては1番に取り組んで欲しいのはエクセルでの単体タスクリストの作成ですね。
頭の中では分かっていても文書に落とし込んでみると無駄なことが結構あったなんてよくあることです。

あなたの時間を無駄にしないためにすぐにでもタスク管理を始めましょう!!

また、より良い方法が見つかって僕のタスク管理術が変わった場合は随時更新していきますので、忘れた頃に再度見にきていただけたら嬉しいです。

スマ
スマ

最後まで記事を読んでいただきありがとうございます!!
将来に向けて努力をしたいけどなかなかできない…。仕事に追われて自分の時間がない…。

でも一体どうすれば今の辛い状況から抜け出せるのかわからない!!!
もしあなたがそう思っているなら「タスク管理」を知るのが超おすすめです。

詳しくは『【超初心者向け】タスク管理の方法!ちょっと仕事ができる人になるまでの全プロセス【おすすめです】』という記事でお話ししています!ぜひ、併せてよんでください!

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