タスク管理超初心者はこちらの記事から!!

【自作】仕事効率化のアイデアを詰め込んだ最強エクセルシートの配布

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タスク管理初心者

自分の仕事を効率化・見える化をしたいのですが、やり方がよくわかりません。
本とかを読んでも組織単位のコンサル事例が多くて参考にならないですし…
個人仕事の効率化をする方法はないのでしょうか??

どうも、SUMAと申します。
先日、こんなツイートをしました。

まぁこのツイートに書いてある通りなのですが、僕が使っているタスクリストの雛形の公開と、
使い方の説明をこの記事では行っていきたいと思います。

ちなみに僕の簡単な自己紹介をすると、
・プログラミングの勉強・オタ活・ブログを毎日実施中
・仕事効率化関係の書籍を30冊以上読んだ
・タスク管理歴1年
というような感じです。
詳しくはプロフィール欄や自己紹介ページをご覧ください。

現在は退職してしまっているのですが、 タスク管理を行ったことで残業時間60時間程度でオタ活が全然できないという状況からオタ活の時間を増やしていくことに成功しました。

この記事では、僕が仕事効率化をするために利用していたエクセルシートを配布しています。
尚、実際に職場で作っていたタスクリストはエクセルで作成をしていたのですが、
今使っているパソコンがMacでエクセルの使い勝手が良くないので、
スプレッドシートで公開をします。

本記事はこんな人におすすめ
  • 仕事の効率化・見える化をしたいけど、何処から手をつけていいかわからない人
  • 仕事効率化をした上で、自己実現にも繋げたい人

元は僕が自分の仕事用に作ったものなので、あくまでも一例としてください。
もし使っていただけたという方がいれば、「もっとこうした方がいい」「僕はこんな使い方しました」など教えていただけると嬉しいです。

また、今回作ったシートの名前は「リアリゼーションシート」と名付けました。
リアリゼーションの意味としては「認識」「実現」という意味があります。
このシートを使って、現状の仕事を認識して、夢を実現したいという思いからつけた名前です。

仕事効率化のアイデアを詰め込んだ最強エクセルシートの全貌

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1idvsbB5ld1IqtLBODokJixCPmERO8bliUzJfzxJo2Q8/edit?usp=sharing

環境によっては見にくい人もいるかもなので、
写真でも貼っておきました。

中身を見ていただくとわかると思いますが、
普通にエクセル方眼紙に色々と書いてあるだけです。
マクロとかも全く使用していないので、普通にエクセル使える人なら
20分くらいで作れるんじゃないでしょうか??

しかし、シートの内容については結構工夫を凝らしており、
「pdcaサイクル」と「oodaループ」の内容を掛け合わせて、
そこにタスクシュート時間術の考えも取り入れています。

それぞれが僕の日々のタスクを片付けるのに重宝している仕事術・時間術です。

このタスク管理術を詰め込んだエクセルシートの実績

一番気になるのはこのシートを使って本当に仕事効率化が測れるのかということではないかと思います。

記事の最初でもお話をしたのですが、僕は実際にこのシートを利用しています。
退職した会社では、タスク管理を行うことでかなり時間をうまく使えるようになりました。
仕事の繁忙期などの関係もあるので正確に何時間削減とは言いにくいのですが、
予定外の仕事によってバタバタするということはだいぶ減ったと思っています。

正直これだけでは実績としては少ない部分もあるかと思うので、
もしこのシートを使ってくれてくれた方がいらっしゃっていい評価をいただけるようでしたら、ここに実績として載せさせていただけると嬉しいです。

リアリゼーションシートの使い方・仕組み

さて、僕はこのシートをリアリゼーションシートと名付けました。
理由としてはリアリゼーションという言葉には「」「」

は次のような順番で進めていきます

  • ①現状の把握のため記録(仕事の見える化)
  • ②visionの設定
  • ③oodaループに沿って判断基準を決定
  • ④pdcaサイクルを鬼速で回す
  • ⑤時折シート全体を見直す

とりあえず、①〜⑤まで通しでやっておけばOKです。
今後このシートの使い方も含めて、追記していく予定ですのでよろしくお願いします!
とりあえず参考になる記事を貼っておきます。

【仕事効率化】仕事をこなす良い方法はリスト化してまとめることです【生産性UP】 【仕事効率化】見える化で仕事のタスクの無駄を知る【ポイントは2つです】 僕の実践している仕事効率化の方法をツールと具体例付きで紹介します

本記事は未完成です。
今後は、このシートの使い方だったり、
その土台となる知識について
後日追記をしてく予定です。

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