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仕事効率化の具体的な考え方と方法【適切なタスク管理の方法を知りましょう】

どうも、SUMAと申します。

僕は「定時で仕事を終わらせて家に帰ってゲームしたい」という思いを持って日々タスク管理について考えている社会人です。

この記事を見に来てくれた皆さんも様々な理由はあると思いますが、もっと仕事を効率化したいと思って色々と考えている方だと思います。

ここでは僕が実践している業務効率化の考え方や方法を紹介しますので参考にしていただけたら嬉しいです。

※この記事は、個人で行う業務効率化について記述しています。会社全体や部署ごとの効率化については別の記事を執筆予定です。

職場として効率化を測りたい方にはこちらの本をお勧めします。僕は年間30冊程度のビジネス書を読んでいるのですが、最近本屋でよく見る本だったので購入してみたらとても読みやすいし、問題を認識するのに適した本でした。

筆者も使っているタスク管理ツール

TaskShuteCloud

はじめに

さて、まずはじめに残念なことをお伝えしなくてはなりません。

もしかしたらあなたは自分の仕事で業務効率化を図ることにより仕事が劇的に早くなり、日々の仕事に追われる生活が終わることを期待しているかもしれません。

しかし、残念なことにあなた個人が全力で業務効率化に取り組んだところで、直ぐに作業が早くなったり、急に残業しないで帰れるようにはまずなりません。

個人で仕事効率化を図るには限界があります。劇的な改善を求めるならば会社全体として抜本的な解決を図らなくてはならない部分が多いと思います。(無駄な慣習や無駄な業務過程など)

僕も退職をした会社で無駄だと思う行動はとても多く、抗おうかと思ったこともありましたが、労力の無駄だと思い結果として退職をしてしまいました。

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しかし、その間に行っていた個人単位で行っていた業務効率化の施策が無駄になったとは思っていません。

後輩からは他の人より余裕があるとみられ、仕事の漏れも少なくなったため上司やお客さんに評価をされることにもつながりました。
(それでも漏れはありましたが)

個人で行う業務効率化は、仕事の漏れ防止やスケジュール管理のしやすさにつながるため、仕事中にバタバタしないで済むことが増えます。

実際に僕は、効率化を求めていろいろな施策をした結果、業務効率化を行う前よりも余裕を持った生活ができるようになったと思っています。

個人単位で行う業務効率化も人生の充実につながるのです。

これから紹介する業務効率化の手法は主に3点になります。

1.情報の一元管理を徹底して、探す時間を減らす
2.自分の作業を記録して、自分に可能なスケジュールを組む
3.タスクをパッケージ化してとすぐ行動に移れるようにする

2と3の手法は表裏一体なところがありますので、ぜひ両方よんでみてくださいね

では、それぞれ紹介していきます。

1.情報の一元管理を徹底して、探す時間を減らす

あなたは仕事をする中で、「この書類はどこへやったけ??」「こっちの書類はあそこに取りに行って、そっちの書類は隣の倉庫の中にあって…」みたいな感じで車内を行き来してたりしないでしょうか??

もしかしたら自分のデスクの上にある書類ですらどこに何があるのか分からなくなっている人もいるかもしれませんね。

実際に、仕事をする中で探し物をしている時間は年間で150時間にも及ぶということです。

参考 ページタイトルサイト名

この記事を見て多くの企業は探し物をする時間を減らすためにデスクの徹底的な整理を要求することでしょう。僕の会社でもデスク周りの整理は口をすっぱくして言われていました。

しかし、このデジタル化の時代にデスク周りばかりを整理していて十分なのでしょうか??

多くの場合はあなたが見ている資料はパソコンのデータ上で作られたものではないですか??

ほとんどの場合が最近は、パソコンで資料を作っていると思います。仕事で探し物をする時には紙の資料だけでなく、作成中のデータなんかの取り扱いもありますよね。

「昨日作成していたあのファイルはどこへ保存したんだろう??」「あれ?同じ名前のフォルダが2個あるけど、どっちが本物なんだろう??」

こんなことをあなたはしていないですか?僕の会社ではファイルの運用方法になんのルールも設けられていなかったためそこら中でこんなことが起きていました。

デスク周りの整理整頓もそうですが、データの整理整頓も今後の命題であることは間違いありません。

まずは僕のやっているデータ保存のルールを紹介しますので、参考にしてみてください。

ファイルは日付と仕事内容で管理して、探すときは検索機能を使用する

さて、皆さんは仕事に使っているデータのファイル名を気にしたことはありますか??

この記事を見に来てくれている効率化を求める皆さんには流石に「新しいファイル(1)」なんてファイル名のまま放っておいてる方はあまりいらっしゃいませんよね笑

でも、ファイルをコピーして使った結果、同じ名前のファイルが複数で来てしまっている人はいるのではないでしょうか??

こういったドッペルゲンガーファイルを作ってしまうといざ資料が必要となったときに、「あれ??どっちが本物なんだっけ??」「まえに修正したはずの資料が修正前のファイルしか見つからない!!」なんてことにもなりかねません。

そんな目に合わないようにするためにも、保存するファイル名はとても大切です。

僕の場合、ファイル名は

[日付_内容_キーワード_備考]

の順番で命名しています。

具体例を出すと

[20191001_プレゼン資料_××について_2019110打ち合わせ記録・201911のプレゼンで使用予定]

というような形です。

なぜこのような形にしている方というと、検索機能を使って後から検索をしやすくするためです。

なぜか僕がいた会社では使っている人をあまり見かけなかったのですが、ファイル名って検索できますよ。

いちいちフォルダを開けたり閉めたりするくらいならキーワードを増やして検索に引っかかるようにした方が圧倒的に利便性が高いです。

例では最後の備考は使用する日付しか書いていませんが、後から参考にしたい内容なんかが入っている場合にはもっとたくさん書いたほうがいい場合もあるかもしれません。

※場合によってはファイル名が長すぎるとアップロードできないなどの状況になる可能性があるので、状況に応じて情報量をカスタムしてください。

3階層までを基本として複製をしない

まず第一にフォルダ構成は基本的に3階層までにしています。

理由はこれ以上深くなってしまうとアクセスが悪くなるためです。

例えば、目当てのファイルを探す時に

[〇〇商事>10月打ち合わせ記録>第1回>××のプレゼン資料>目当てのファイル]

とでもなっていようものなら目的のファイルにたどり着くまでに5回もクリックが必要になります。逆に言えば4回クリックしないと目当てのファイルの名前すら見えないってことですよね。
しかも多くの場合はひらいてみたら違うフォルダだったなんてオチが待っているのではないでしょうか??笑

もし自分だけがそのファイルを操作するならばそれでもいいかもしれませんが、仮に自分が外出中に急遽ファイルの確認が必要になったと言った場合に社内の人にお願いをして見てもらう場合、ファイル名すら見えないファイルをすぐに開いてもらうことは難しくなります。

上記のファイルを僕がフォルダに入れるとするならば、

[◯◯商事>20191001_プレゼン資料_××について_2019110打ち合わせ記録・201911のプレゼンで使用予定]

というような形にしてフォルダは一個にしてしまいます。今年の資料はアクセスの良いところに置いて年度が変わったら「2019年度資料」というフォルダを作って全部入れてしまうとスッキリするかもしれませんね。

僕自身、会社外にいたときに先輩から連絡がかかってきて自分のフォルダを開けてもらってデータの操作をしてもらった経験がありますが、フォルダ構成をシンプルにしていたためすぐにアクセスして解決してくれていました。

業務ごとのファイル名・フォルダの構成を全て同じにする

ファイルとフォルダの整理方法については、上の2つで紹介した通りです。

しかし、新しく作るファイルだけをこの形にしたのでは意味がありません。

今自分が使っているどのファイルも紹介した方法またはあなたがカスタマイズした方式に変えなくては楽なアクセスや他の人もアクセスできることには繋がりません。

少し大変ですけど、ここ2ヶ月の間に使用したファイルからでいいので書き換えを始めてください。

余裕があるようならば全部のファイルの名前変更やファイル構成の変更をしたいところですが、そんなことを始めたらいくら時間があってもたりませんからね。

つまるところ「ルールに沿って配置されているファイルならばルール通りに検索ができる」ということです。ファイル名とフォルダ構成のルール化を1年も継続したら仕事のしやすさは大きく変わるはずです。

※引き継ぎなんかも考えるとフォルダ名については部署や会社全体として統一していきたいところですね。

2.自分の作業を記録して、自分に可能なスケジュールを組む

あなたは今自分がしている仕事にどれだけの時間がかかっているのか知っていますか??

例えば、「朝礼は何分間やっているのか?」「提案資料の作成にはどれだけの時間がかかっているのか」「会議は週に何回あって1回の平均は何時間なのか」これら全てを正確に把握している社会人の方は少ないのではないかと思います。

でも逆から考えてください。1日の就業時間は8時間と決まっている会社が多いですよね。だったら、8時間の中に収まるようにスケジューリングすれば残業とはならないわけです。
(そんな上手くいかねぇっていう話はよくわかりますが)

例えば車でカーナビを使ったりするように多少時間は狂ったりするけど、大体どのくらいの時間に到着するのかわかることはかなり大切ですよね。

同じように仕事でも何時に終わるのかをちゃんと見える化することは大切です。

上に書いたことはほんの一部ですが、タスク管理の重要性についてはこの本が読みやすいので紹介します。僕が何度も読み返している本で、漫画なのでとても読みやすいです。

ここからは具体的に作業時間を把握する方法について記述していきます。

仕事ごとに自分の作業時間を把握する

僕の場合はタスクシュートというエクセルソフトを使用していましたが、タスクシュート時間術は導入のハードルが少し高いです。僕としては最強の時間術だと思っているので、ゆくゆくはもっとおすすめをしたいところですが、最初はエクセルシートに作業開始時間と終了時間を記入するだけでもいいと思います。

エクセル表を開いて「con+:」のショートカットキーで現在時刻の入力が出来るので、そこまでハードルは高くないと思います。

試しに僕が時間入力用シートを作成しましたので、見よう見まねでやってみてください。

細かいメールの送信から何まで自分がどれだけの時間をかけて仕事をしているのか記述をしていきましょう!!

やってみると案外イメージよりも時間を使っているなぁと思うはずです。(実際に僕がそうでした)

この記録は次のステップにつながります。

作業時間から逆算したスケジュールを組む

さて、前のステップで自分が仕事にどれだけの時間を使っているのかを確認してもらったかと思います。

次の段階としては、自分が使った時間から逆算してスケジュールを組んでいくことです。

最初は手帳なんかでも大丈夫なので、「今日はこの仕事にどれだけの時間を使うだろうから、」と言った形でスケジュールを作ってみましょう。

ポイントは記録で算出された時間をきっちりと守って予定を立てることです。ここで今までのようになんとなくの時間感覚でスケジュールを組んでは意味がありません。

この作業を行うことで、もうあなたの仕事に関する時間は想定から大きく離れることはないでしょうから、一日分の仕事量というものを把握できているはずです。

正直な話、ここまでの内容について理解できたらタスクシュートを使った方が便利です。

タスクシュートはここまでの考え方をベースとしてタスク管理を行うのが目的の仕組みなので。

タスクシュートについて詳しく知りたい方は、この時間術の作成者である大橋さんのブログ記事や著書を読んでみてください。

参考 ページタイトルシゴタノ

割り込み作業に対するバッファを設けることが必要

さて、皆さんが次に言いたいことはわかります。

「割り込みの仕事も発生するんだから仕事がそう簡単に一日の仕事量なんて読めねぇよ!!」ってことですよね。

この想いはよくわかります。僕もしょっちゅう突然の仕事が割り振られていましたから。(突然どこどこへ行く必要が生じたとか今日までに提出する資料を渡されたりとか)

この問題の解決方法としては、先取り貯金をするかのように先取り緊急対応時間を設けることで解決できます。

正直な話、緊急対応なんて大きさの大小はあったとしても毎日のように発生しているものです。例えば、急にかかってくる電話対応なんかはわかりやすい一例ですよね。

僕の場合だったら午前中に1時間、終業間際に1時間をバッファとして先取り時間していました。そして、その日の仕事は残った時間に敷き詰めていった感じです。

それ以外にも月に一日分は予備日ということで何もスケジュールを入れない日を作っていました。

これは僕の一日あたりで処理できる案件の数と集中力の持続時間、大まかな緊急対応の平均時間から考えて導き出された数字なので人によって適切な時間は変わると思います。

皆さんも記録を見ながら適したバッファの取り方を探してみてくださいね。

3.タスクをパッケージ化してと細かいタスクですぐ行動に移れるようにする

あなたは自分の仕事についてどこまで細分化していますか??

例えば、何かしらのプレゼンがあるときにスケジュール帳に「○○プレゼン準備」なんて書き方をしているのではないでしょうか??

そんなあなたに僕から質問です。

「プレゼンの準備は何をするんですか??」

こう聞くとあなたはきっと「会場の準備、お茶の用意、資料の作成、プレゼン相手の情報をインプット、etc.」といったような形でいくつもの答えを出すのではないでしょうか??

今あなたが話してくれた細かいあれこれは全て独立したタスクであると考えた方が良いです!!

会場の準備をするのとプレゼン相手の情報をインプットする作業は本当に同じタイミングでやる必要があるのでしょうか?

もしかしたら、会場の準備は予約する必要があるので一ヶ月くらい前にやる必要があるかもしれません。逆にプレゼン相手の情報は一ヶ月も間があったら忘れてしまうかもしれません。

当然、あなたはそれぞれを別のタイミングで実行しているのでしょうけど、どこのタスクがいつ必要でどことどこが関連している作業なのか考えたことがありますか??

タスクのパッケージ化とはそれらの作業を見つめ直していつからいつまでに何をするといったことをまとめることです。

(タスクのパッケージ化という言葉を他の人が使っているのかはよくわからないのと、もしかしたらすでにちゃんとした言い方があるかもしれないのですが、僕はそう呼んでいます。)

イメージとしては下の画像です。流石に普段使っている仕事のものを貼ることはできないので、ブログ用のパッケージですが参考にしてみてください。

パッケージ化の考え方や簡単にやる方法についてはこちらの記事に書いていますので併せてご覧ください

まとめ

さて、ここまでの内容をまとめると

1.情報の一元管理を徹底して、探す時間を減らす
2.自分の作業を記録して、自分に可能なスケジュールを組む
3.タスクをパッケージ化してとすぐ行動に移れるようにする

この3点を意識して仕事をするということでした。

僕自身これらを実施することで先のスケジュールが格段に見えやすくなり、目の前の行動に集中できました。

しかし、この記録を行うことでも解決できない問題として、「会社から割与えられている仕事量が多すぎてそもそも時間内で処理できない」という問題もあります。

そういった場合には転職を考えたりするのもありかもしれません。

スマ
スマ

最後まで記事を読んでいただきありがとうございます!!
将来に向けて努力をしたいけどなかなかできない…。仕事に追われて自分の時間がない…。

でも一体どうすれば今の辛い状況から抜け出せるのかわからない!!!
もしあなたがそう思っているなら「タスク管理」を知るのが超おすすめです。

詳しくは>>タスク管理カテゴリで解説中

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