タスク管理超初心者はこちらの記事から!!

【結論】仕事効率化の最初の一歩はタイマーを使うこと【2ステップ】

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仕事効率化に取り組みたいと思っています。
でも何から手をつければ良いのかわかりません。
身近なところでタイマーを使ってなんとかできないでしょうか??

どうも!スマ(@suma_otaku)と申します。

タスク管理についてすぐできる技だったり、実体験をツイッターなどで発信しています。

タイムトラッキングをすることで自分が最もパフォーマンスの高い時間がわかります。
僕の場合は絶対に朝の方がパフォーマンスがいいので、なるべく夜に作業はしないようにしているのですが、そうするとどんどん朝型になっていきますね😅
悪いことではないのですが、冬だと朝起きるのがちょっと辛い💦

みなさんは、仕事を効率化をしてもっといい仕事をしたい自分の時間を手に入れたいと思っていませんか??
でもいざ仕事効率化をしたいと思っても、どこから仕事効率化に着手していいのかわからないと言う方もいらっしゃいますよね。
僕が新卒で就職した会社では「効率化、効率化!!」と上司は口にするものの具体的なノウハウについては全く口にせず、本で読んでみたことを試したり、他の人の技を盗んだりと自分で色々と勉強をしていました。

この記事では、僕が実践していた方法で効果があったことを中心に
「仕事効率化をするならば何から手をつければ良いのか」
というテーマでお話をしていきたいと思います。

いちばん最初に手を付けるならここからというポイントをお話ししますので、是非明日からでも取り入れてみてくださいね。

本記事はこんな方におすすめ
  • 仕事効率化をしたいけど、どこから初めればいいのかわからない人
  • 仕事効率化のためにもう一歩進んだことをしたい人

筆者も使っているタスク管理ツール

TaskShuteCloud

【仕事効率化のポイント】仕事を見える化のためにタイマーを使いましょう!

結論からお話しすると、仕事効率化をするためには

  • タイマー(ストップウォッチ)で時間を測ること
  • タイマー機能で時間を測りつつ、仕事を回していく

の2ステップです。
このままでは分かりにくいので少し深掘りします。

仕事効率化はタイマー(ストップウォッチ)で測ることが大切【結論:実際に仕事にかかってる時間を知る】

まず最初に質問です。
あなたは直近で自分でやった仕事(資料作成でもプレゼンでもなんでもOKです)にどれだけの時間がかかったかを1分単位で正確に把握していますか??

おそらく多くの人が分かっていないと思います。
これでは同じような仕事をするときに、時間の見積もりを立てることができません

具体例としては事務仕事とがわかりやすいですね。
例えば、こんな感じ↓

  • ①「よ〜し、データ入力が終わったぞ!だいたい30分くらいかな?」(実際は45分かかっている)
  • ②「今日もデータ入力をしよう!終業時間まであと30分あるからできるだろう!」
  • ③「就業時間で終わりきらなかった…なんでだろう…」

などと言った感じですね。

これが仕事時間の見積もりをちゃんとできていない例です。

そもそも45分かかる仕事であるのに、前回の時間をなんとなくで決めてしまっているためその次にやる時に誤った時間で見積もりをしてしまっています。

流石にこれは極端な例なのでほとんどの人はすぐに気づくでしょうが、もっと大きな仕事になってくると繰り返し作業であっても見積もりができない人が増えてきます。

こんな曖昧な状況ではどこに無駄があって、そもそもなんの仕事が見積もりとずれていて、どの仕事を効率化するのが最もいいのかすらわかりません。

まずは、時間を見える化を意識して、幻想の仕事時間から抜け出しましょう!

時間計測は、一度で終わらせないで毎回続ける【結論:徐々に時間を計測する範囲を広げる】

まずは仕事に使っている時間を測るようにしましょうという話をしました。
時間計測をすることであいまいな見積もりがなくなり、スケジュールが立てやすくなると思います。

しかし、仕事をしている中では、意識していないだけでわりかし時間を使っていることも多くあります。

次は意識していないけど、使っている時間にもメスを入れていかなくてはいけません。

意識していないけど、使っている時間ってどんなことかと言うと、

  • 着信したメールの確認と返信
  • 一仕事終えた後の少しの休憩
  • トイレに行く

このような時間ですね。
皆さんも確実に仕事の合間でやっていると思います。

試しに僕が時間計測を始めたころの無駄に使っていた時間を書いてみます。
こんな感じです

  • 着信したメールの確認と返信 1回10分(日に4〜5回)
  • トイレ 1回3分(日に2〜3回)
  • 一仕事終えた後の休憩 1回5分程度(日に2回)

いかがでしょうか?
あくまでも僕の例ですけど、みなさんやっていることだと思います。

これらを合計していくと累計で1時間を超えてしまいます!

これを見た時僕は、「意識していないのにこんなに時間を使っているんだ!ヤバイ!!」となりました。

というのも、僕のスケジュール帳では、何時から何時に〇〇の仕事をすると書かれていてビッシリと詰まっていて、細かい休憩時間やトイレの時間がまったくなかったからです。
当然のように毎日残業になっていました!

おそらくあなたのスケジュール帳も仕事の内容が1日の中にギッチリと書かれているかと思います。
でもそこにメールの返信やトイレ、休憩の時間は含まれているでしょうか??

何気ない時間かもしれませんが、例にしたような同僚との雑談やトイレの時間って毎日発生しますよね。
これらの意識していないけど、時間を使っていることをいつまでも知らないでスケジュールを組んでいてはいつまでたっても仕事が時間通りに終わることはありませんよ。

だから、徐々に自分の使っている時間の全てを把握できるようになるために、測る時間を増やしていきましょう!!

このような時間を明確にしていくことで、自分が実際に仕事以外のことにもどれだけの時間を使っているのかが明確になっていきますし、
1日の中にスケジューリングできる本当の仕事量も明確になります!

タイマーで時間を区切ってメリハリのある仕事をする【結論:10分かかる仕事は5分で終わらせるように意識する】

記録を続けることで自分が使っている正確な時間を知ることができるようになってきます。

ここからは効率化の考え方なのですが、判明した仕事時間と同じ時間でタイマーをセットして、それよりも早く仕事を終わらせるようにします。

簡単に言えば自分タイムトライアルですね。

昨日の自分よりもいかにして早く仕事を終わらせるかを意識して仕事をすることで、どんどん早く仕事ができるようになっていきます!!

自分タイムトライアルをする際に、必要となる仕事効率化の考え方については「【仕事効率化】仕事をこなす良い方法はリスト化してまとめることです【生産性UP】」という記事の中でまとめています。

【仕事効率化】仕事をこなす良い方法はリスト化してまとめることです【生産性UP】

タスク管理を始めるならタイマーは必須です:おすすめは無料で使えるTogglです!

ちなみに、最初の段階であるストップウォッチで時間を測るのであれば、僕としてはToggleかタスクシュートというツールの使用をおすすめします。

僕が仕事の時間を測る上で大切だと思うポイントは2つあって

  • 各タスクそれぞれで時間が明確になること
  • 実行したタスクを順番に並べて見れること

ストップウォッチやタイマーであれば、大概の人はスマホにアプリが入っているのではないかと思います。
しかし、それでは一個づつのタスクを測るたびに何処かへ転記していかなくてはいけませんよね。
これでは時間がかかってしょうがありません。

そこで、便利なのがTogglです。
このアプリは上のポイント2つを十分に満たしてくれるアプリです。
無料の範囲で十分に使える優れもの!!

Toggl: 時間管理 タイムシート
Toggl: 時間管理 タイムシート
開発元:Toggl OÜ
無料
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僕自身、最初の記録はTogglを使っていました。
時間を測るという点でとても優れたアプリだと思います。
アカウントで管理しているのでどこからでもつながるので便利ですしね!!

また、それ以上のことを求めるならばタスクシュートクラウドがおすすめです。
僕自身も使っているツールで、最強のタスク管理ツールだと思っています。
しかし、有料になってしまうので最初の一歩には向いていないかもしれないので、まずはTogglから利用してみてください。

一応興味あるって方もいるかと思うので、タスクシュートクラウドのリンクも貼っておきますね↓
このボタンを押せば公式サイトが見れます。

筆者も使っているタスク管理ツール

TaskShuteCloud

まとめ:まずは時間計測で全ての時間を知ること!そして自分タイムトライアル!!

さて、今回の記事ではタイマーを使った仕事効率化の方法を紹介しました。
進め方としてはこんな感じ

  • 実際の時間を把握する
  • 自分タイムトライアルをする

最終的に何が言いたいかと言うと、時間の見える化をしてから個別の時間を削減するというステップを忘れずにやりましょうと言うことです。

スマ
スマ

最後まで記事を読んでいただきありがとうございます!!
将来に向けて努力をしたいけどなかなかできない…。仕事に追われて自分の時間がない…。

でも一体どうすれば今の辛い状況から抜け出せるのかわからない!!!
もしあなたがそう思っているなら「タスク管理」を知るのが超おすすめです。

詳しくは>>タスク管理カテゴリで解説中

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