引き継ぎが下手な組織に未来はないと思う理由について【仕事の属人化】

どうも!スマ(@suma_otaku)と申します。

さて、最近僕は会社を退職しまして、自分が担当していた案件の引き継ぎを行いました。

引き継ぎそのものがそんなに上手にできなかったこともあり、そこから学んだことを記事にしてありますので、「始めて引き継ぎをするけど何がポイントかわからない」という方はぜひ参考にしてください。

【仕事】失敗した引継ぎとそこから学んだ4つのポイント【うまくいかない】

さて僕が引き継ぎがうまくできなかった理由として下記の3点があると思っています。

1.マネージャー不在の引き継ぎ
2.自分の経験が浅く、引き継ぎ相手も未経験の新人だった
3.会社としては引き継ぎの仕組みが上手にできていなかった

それぞれの理由は後述しますが、現在の社会情勢として人材が流動するというのが一つポイントになっています。

より良いキャリアを目指して転職する人や多様な働き方を求める人が多くなってますよね。

こんな社会情勢の中では。中小企業など仕事が属人化しやすい組織は生き残れないと僕は考えています。

結論としては徹底的な属人化排除が企業には急務となっています!!

この記事では属人化が急務であると僕が考える理由と属人化をなくすことについて書いていきます。

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引き継ぎができないのは個人の問題?会社の問題?

そもそも引き継ぎがうまくいかない原因って個人の資質によるものなのでしょうか??

僕はそうは思っていません。

人によって違う資料の作り方をするだとか、記録はすべて頭の中とかそういったことを許してしまっている企業体制によるところが大きいのではないでしょうか??

人材が流動する時代

僕自身もそうなんですが、一つの企業に長く在籍して昇進を目指すという考えを持っていません

終身雇用制の崩壊もあって、多くの人が今努めている会社にずっとい続けるという選択肢は少なくなっているのではないでしょうか??

こんな情勢で企業が考えなくてはいけないのは「誰がいつやっても同じ仕事ができること」だと思います。

少なくとも僕の勤めていた会社はこれができていませんでした。

僕自身、前任者からの引き継ぎをしたときにお客さんにどんな資料を出していてどんな話になっているのかを前担当者に聞くことができなかった案件がいくつかあります。

最終的には案件を勧めていく中でお客さんに聞いたり協力会社に聞いたりすることで進めていきました。

でも、コレってすごい無駄ですよね。お客さんからの信頼も落ちていきます。

新人から新人への引き継ぎ【期間も短く忙しい】

人材の流動が活発になってくると一つの企業に長くいるという人は徐々に少なくなってきます。今までだったらベテランの人がいて、仮に引き継ぎの漏れがあったとしても事情を知っている人がいたかもしれませんが、今後は難しくなってくるでしょう。

結果として生まれてくるのが新人が新人に引き継ぎを行うということです。

僕自身がそうだったのですが、新卒一年目の僕から入社したばかりの新人に引き継ぎを行いました。人手不足ということもあり他の引き継ぎを行える人はいなかったためこれ自体は仕方なかったかなと思っています。

しかし、僕自身新人であるため引き継ぎの方法というものをあまりよく知りませんでした。また、僕自身が受けてきた引き継ぎ方法も過去の担当者ごとに違ったためどのように引き継ぎをするのが正解であるのか僕自身あまりよく分かっていなかったところがあります。

僕なりに一生懸命引き継いの方法を考えていましたが、引き継がれる相手の新人(他業界からの転職者で僕よりだいぶ年上でした)が求めるものには達していなかったようです。

このような新人が新人に引き継ぎをおこなっていく状況が続けば、何か問題が発生した際にに過去の事情やその際の判断基準を知っている人というのが少なくなっていきます。また、引き継ぎの漏れも多発していくことでしょう。

そのため、人材が流動する世の中では引き継ぎをしっかりと行えるようなしくみ作りが必須であると言えます。

プレイングマネージャーの増加

昨今様々なところで話題になっていますが、プレイングマネジャー(いわゆるマネジメント業務を行いながら現場仕事もやっている人)が増えつつあります。

いくらマネジャーと言えども人である以上、自分の仕事を進めながら部下の仕事も全部把握していくということは難しいと言わざるをえません。

前述の新人から新人への引き継ぎの際にもお話しした内容と同じですが、プレイングマネジャーの増加も事情を知る人が減っていくことにつながります。

プレイングマネジャーの増加によるメリット・デメリットについては以下の記事がわかりやすく紹介してくれていましたので参考にしてみて下さい。

僕としてはこの中でデメリットが大きすぎると感じています。

参考 プレイングマネージャーとは? 定義、役割、メリット、問題点、スキルアップの方法についてカオナビ

会社として仕事を属人化しないシステムを組みましょう

ここまでの内容をご確認にただいたように仕事を把握しているのが一人の人に頼りきってしまっている状態などを「仕事の属人化」と呼びます。

僕も仕事をしていく中で、属人化をなくす方法についても色々と調べてみたり、実験してみました。やったこととしては報連相の徹底や共有フォルダへの積極的な情報入力ですね。

しかし、その中で感じたこととして「属人化をなくす施策は一人でやっても意味がない」ということでした。

例えば属人化を防ごうとして自分が持っている情報を共有ファイルの中に入れておいたところで他の人がそれを知らなくては何かあったときに情報の確認をしてもらうことができないんですよね。

僕の場合は、ひたすらに共有フォルダに入れ続けた情報の場所をコールセンターは確認を全くしないという状況がありました。

僕が支店で入力していたシステムは新しいものだったんですけど、コールセンターが確認をしていたのは旧システムだったという事案がありました。

僕がいくらシステムに入力したとしても(そしてそれを相手に伝えたとしても)旧システムしか確認してくれないため、全く意味をなしませんでした。

おかげさまで古いシステムにも同じデータを入れ直す必要が生じました(しかも、入力形式が違ったので完全に打ち込み直しでした)

また、過去の担当者が旧システムには入力していて大切な情報なんだけど、新システムには入力欄そのものがないという不思議な状態にもなっていました。

そのおかげで、後々「あの時にこの情報があれば苦労しなくて済んだのに!!」と思ったことがなんどもありました。

このように個人の単位でやろうとすると無駄が多くなったり、漏れが発生する可能性が大きくなります。

属人化を防ぐためには会社として全体で動く必要があるということを覚えておいていただきたいです。

属人化のメリット・デメリット・脱属人化の考え方についてはこちらの記事が参考になりましたのでぜひ確認してみて下さい。

参考 仕事を属人化するメリットデメリットを知って業務効率を向上する方法ストレスフリーになるブログ

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まとめ

ここまでの内容を一言でまとめると「人材が流動する時代には、仕事の属人化を防ぐ手立てを考える必要がある」ということになります。

人材の流動化が激しくなっている世の中では、属人化を防ぐための方法を早急に確立しなければ、お客さんからの信頼も失い車内の業務も煩雑になり、誰しもが仕事をしにくい状況を生むという負のスパイラルが始まります。

皆さんも、属人化を防ぐという視点でもう一度仕事を見直してみて下さい。

スマ
スマ

最後まで記事を読んでいただきありがとうございます!!
将来に向けて努力をしたいけどなかなかできない…。仕事に追われて自分の時間がない…。

でも一体どうすれば今の辛い状況から抜け出せるのかわからない!!!
もしあなたがそう思っているなら「タスク管理」を知るのが超おすすめです。

詳しくは『【超初心者向け】タスク管理の方法!ちょっと仕事ができる人になるまでの全プロセス【おすすめです】』という記事でお話ししています!ぜひ、併せてよんでください!

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