【仕事】失敗した引継ぎとそこから学んだ4つのポイント【うまくいかない】

どうも、SUMAです。

仕事をしているとどうしても引き継ぎが発生する瞬間がありますよね。年度始めや秋口、年末年始など時期によっては毎年引き継ぎでバタバタしている方もいるのではないでしょうか??

僕は新卒で入社した会社を一年半で退職しました。当然、退職をするときには仕事の引き継ぎが行われるのですが、前々から準備をしていたにも関わらず全く上手に引き継ぎをできませんでした。

個人的に点数をつけるのであれば60点くらいでしょうか。

この記事では、僕の経験と反省を基にして引き継ぎのやり方について説明をしています。

業務内容や会社により変わる部分もあるかと思いますが、参考にしてください。
この記事の対象としては、これから引き継ぎを行なうという方がメインとなっています。

また、引き継ぎ方法によって会社が崩壊する可能性があるということをこちらの記事では書いてます。併せて参考にして下さい。

引き継ぎが下手な組織に未来はないと思う理由について【仕事の属人化】

引き継ぎの失敗から学んだポイントの紹介

ここでは、僕が引き継ぎを失敗した中でも「少しだけうまくいったところ」や「もっとこうしておけばよかった」とか「もっとスムーズに引き継ぎできたなぁ」と思ったポイントを4つにまとめています。

正直、こうしたら良かったということはいくらでもあるんですけど沢山あっても混乱するだけなのでポイントに絞って紹介します。

①引き継ぎ計画は上司を巻き込め

僕のやっていた仕事は担当色が強い内容だったため過去に自分が引き継ぎを受けてきたときには特に上司とかも同席せずに担当から個別で話を聞く程度でした。

この記事を読んでくれている方の中にも同じような引き継ぎを受けてきた人も少なくないかと思います。

しかし、今僕が改めて引き継ぎを行うとしたら絶対に上司を巻き込みます。

仮に今引き継ぎを行うならば

1.引き継ぎを行う内容を上司と確認
2.確認した内容リスト化して引き継ぎ資料とする
3.上司に引き継ぎスケジュール作ってもらう

この3点は確実にやるかと思います。

僕の失敗として、過去の引き継ぎを個別で受けてきたから自分も同じくやろうと思ったというのがありました。

僕の場合は引き継ぎしてくれた人が皆先輩だったため「相手の意見を聞いて自分で行動して慣れていく」というスタンスで常にやってました。場合によっては、前担当が行ったほうがいい仕事も自分でやってみ間違いの確認だけをしてもらっていたようなところもあります。
(自発的というよりはトレーナーの方にそうした方が結果的に覚えが早くていいし、経験もつめると教わったためです。)

しかし、僕が引き継ぎをした相手の方は僕よりもはるかに年上でした。
相手がどう考えての行動だったかまではわかりませんが、出来れば僕が退社する前にやってみてほしいと思っていた仕事も「分からないからできない」「初めての仕事で不備があれば客に失礼に当たる」「最後までやってから去るのがあなたの責任だ」といって全然行動をしてくれませんでした。
将来的な仕事期間が短いことや年下から色々と言われることが不満だったのかなとも思います。

これらを解決する手段として手っ取り早いのが上司を巻き込んで引き継ぎ計画を作ることです!!

客観的に仕事の分担や引き継ぎの期限を決めてもらうことでお互いがそれに沿った行動を行うことができます。
また、人の目が入ることで引き継ぎの漏れもなくなりますしね。

②まずは全体像を教えてから詳細を教える引き継ぎ書を作成する

仕事を引き継ぐときに引き継ぎ書を作ったという方も多いのではないでしょうか??
または引き継ぎ書作ってほしいと言われているがどう作ればいいのかわからない人もいるでしょう。

引き継ぎ書の目的は「引き継ぎをされた人が不自由なく業務を遂行できること」です。
逆に言えば完璧な引き継ぎ書があれば誰でも業務を行えるというのが理想像ですよね。

しかし現実はそう上手くはいきません。完璧な引き継ぎ書を作れるほど、成熟した人間はそうそういませんし、引き継ぐ相手によって必要となる情報量も違います。

そのため、ココだけは抑えておきたい引き継ぎ書のポイントをお伝えします。

1.フローチャートを使用した全体像の把握ができるように
2.各項目の細かいタスクをリストにする
3.進行中の案件の進捗を記録しておく

では、一つ一つ説明をしたいと思います。

フローチャートで仕事の全体像を伝える

さて、仕事の伝え方はいくつもありますが僕がフローチャートをおすすめする理由は全体像と流れが把握しやすいことにあります。

引き継ぐ相手があなたの仕事に理解があるとは限りません。そのため、どのタイミングで何をすればいいのかを伝える時間といちいち聞く手間を省くことができます。

また、引き継がれる相手も判断をする時間の短縮になります。

フローチャートを簡単に作成できる方法としては、寝ログさんの記事がとてもわかりやすかったので紹介させていただきます。

参考 無料で説明図を作るならドローツール「draw.io」に敵うものはないかも寝ログ

詳細はタスクリストを作成

前の項目ではフローチャートで全体像を把握してもらうことの必要についてお話ししました。

しかし、仕事の全体像だけでなく、細かい説明も必要になってきますよね。

僕は下のような、リストをタスクごとに作成していました。

大項目中項目小項目備考
会場の予約事前にホームページで〇〇コミュニティセンターの仮予約を行う
〇〇駅の近くにあるコミュニティセンターで支払いを行う 
帰社後、立替申請を行う
ホームページのアドレスにアクセス、idとパスワードは〇〇
現金支払いのため、財布を忘れないこと※初めてならば名義変更の手続きを行う必要あり
立替申請は××さんにやってもらう ※領収書を△△(株)でもらう
<0910>
仮予約済
<今後の予定>
支払い
立替申請

自分の仕事で使ってたものをそのまま載せるわけにはいかないので、適当に抜粋してきたものになりますが、やらなくてはいけないことが端的に分かると思います。

進捗を書き出しておく

当然のことかもしれませんが、引き継ぎをする場合には自分の仕事がどこまで進んでいるのかを相手に伝えてあげてその進捗に応じて続きの作業をしてもらう必要があります。

あくまで一例ですが僕の場合だったら社内の共有システムにひたすらメモを続けました。

上の表では説明用に、備考欄に進捗度合いを記述をしています。同じような書き方で社内のシステムに書いていましたので参考にしてみてください。

ポイントとしては、

①進捗を日付でやったやらないを書いていること
②今後どのようなことをいつまでにやらなくてはいけないかを書いていること

の2点です。

もともとは自分が進捗やこうしたいと思ったことを忘れないために始めたのですが、これをしておくことで、引き継ぎを受ける側も「何がどこまで進んでいるのか」を把握することができますし、いちいち自分に聞きにこられないので便利です。

③マニュアルを見て仕事をしてもらい、必要なことを書き加える

さて、ポイント②で仕事のマニュアルが完成したならば、今度はそれを実践してもらいましょう。

よくある引き継ぎ方として、「一度自分でやって見せて2回目からはやってもらう」というやり方がありますが、僕としてはお勧めしません。
というより、短い引き継ぎ期間の中で同じ仕事をやる機会って2回もありますかね??

②のマニュアルをいくら頑張って貴方が作ろうと他の人が見た時に分かるかといえば、わからないことがほとんどだと思います。だって貴方はマニュアル作りのプロではないのですから、そのマニュアルは初めて見る人にはちんぷんかん分な部分もあるのです。

例えば、「講演会をやることが決まったとしたらすぐに会場予約をする」ということだけをマニュアルに書いてあったとしていたとしても「会場の場所や予約方法がわからない」というようなケースですね。

仮に上の表だったら、会場予約の前に「講演会開催の会議」という大項目を設けて、会議に必要な内容を中項目に書き連ね(例えばお茶の用意とか)
最後に「会場の空き状況を調べるために電話をする」という項目を入れます。

こういう足りない部分って実際に自分以外の人が運用してみないとわからないことですよね。

だったら最初からマニュアルを見てやってもらい、必要に応じてアドバイスをしていくほうがより実用的なマニュアルに近づきますし、自分がいなくなってからも困らないですよね。

④客への挨拶は早めに済ます

僕が一番失敗したと感じているのはこの部分です。

退職を決めてから2ヶ月ほどの余裕を見て会社を退職することにしたのですが、僕の担当の引き継ぎ先がもう会社に来なくなるという2週間前まで決まりませんでした。

今後の見通しが全くない状態でお客さんに「担当しはじめたばかりですけど会社辞めます。来月からいません。引き継ぎ相手も決まってません。」とは言えず、ズルズルとお客さんに伝えるのが遅くなってしまいました。

引き継ぎ先が決まってからは、引き継ぎ先の人が未経験の人だったというのもあり細かい部分まで色々と教えなくてはいけないことに時間を取られお客さんへの挨拶などできませんでした。

この経験や過去の他の退職者(あとから引き継ぎ先未定でもお客さんに伝えていたとききました)から「引き継ぎ先が決まっていなくても自分が退職することは早く伝えるべき」だと思います。

お客さんには引継先は未定だけど、改めて連絡しますという形でお話をすればいいとも思います。全く連絡もできないまま退職するよりは数段いいでしょう。
また、スケジュールに余裕があるならば改めて新担当者を同伴の上挨拶をすればいいことですので。

まとめ

①引き継ぎは上司を巻き込め
②マニュアルは全体像と詳細で分けて作成する
③マニュアルを見て仕事をしてもらい、足りないところは加筆する
④お客さんへの引き継ぎの挨拶は早めに

さて、引き継ぎのポイント4点をご紹介しました。

このポイントの中には僕が実際に引き継ぎをしたなかで成功したなと思うポイントともっとこうしたかったというポイントで構成されていますので、一つの道しるべになれば嬉しいです。

これから引き継ぎをする予定のある方は、ぜひ参考にして今後の引き継ぎに役立ててくださいね。

スマ
スマ

最後まで記事を読んでいただきありがとうございます!!
将来に向けて努力をしたいけどなかなかできない…。仕事に追われて自分の時間がない…。

でも一体どうすれば今の辛い状況から抜け出せるのかわからない!!!
もしあなたがそう思っているなら「タスク管理」を知るのが超おすすめです。

詳しくは『【超初心者向け】タスク管理の方法!ちょっと仕事ができる人になるまでの全プロセス【おすすめです】』という記事でお話ししています!ぜひ、併せてよんでください!

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