整理整頓が苦手です。
上司からは整理ができないから仕事もできないんだと言われてしまいました…。
簡単に整理整頓をして仕事効率を上げる方法はありませんか？？
どうも！スマ（＠suma_otaku）と申します。
この記事を読みに来てくれたあなたは会社で整理整頓をなかなか出来ていなくて困っている方ではないでしょうか？？
控えめに言ってもこの記事を書いている僕は整理整頓が苦手でした。
一時期は机の上に書類が山積みなっていてどこにどの書類があるのかもわからないような状況でした。
そんな僕ですが、この記事に書いていることを意識して仕事をしたことにより、机の中から必要なものがすぐに取り出せるようになり、机の上に山積みになっていた書類はきれいさっぱりなくなりました。
最終的には、机の上にはPCと電話だけという綺麗な机を作ることができました。
- どうやって整理をすればいいのかわからない人
- 整理整頓が出来なくてデスクがごちゃごちゃになっちゃう人
- 簡単に整理整頓を終わらせたい人
もしあなたが整理整頓の必要性はわかっているのだけど、どうやって整理をすればいいのかわからないと悩んでいたり、整理整頓が出来なくてデスクがごちゃごちゃになっちゃうと困っているのであれば、この記事をぜひ読んでいただきたいです。
整理整頓が仕事効率化につながる理由【重要】
そもそも、なぜ仕事効率化のために整理整頓が必要なのでしょうか？？
結論を言えば、整理整頓のメリットは以下になります。
- 欲しい資料へのアクセスが早くなり、時間効率がUPする
- 資料をなくすことがなくなり、探す時間がなくなる
- 情報の整理をすることで、分析などがしやすくなる
- 整理されたことでやるべき仕事が明確になり、何をすればいいのか迷うことがなくなる
これらは、僕が整理整頓をできるようになる前と後で本当に変わったなとおもっていることなので、信憑性は高いと思っています。
実際に僕は、資料をなくしてしまうことが何度かありました。
その度に新しくパソコンに保存してあるデータを検索して、再度印刷し直すという作業をしていました。
どう考えても生産性のある行動だとは思えませんよね…
また、作業がもし中断してしまったら集中力をもどすのにも時間がかかります。
必要な資料が机から探せなくて仕事が中断したこともしょっちゅうでした。
いちいち資料を探すたびに集中力を切らしてしまったら仕事が進むはずがないですよね。
以上の理由から整理整頓がどれだけ仕事の効率化に重要なのかはわかっていただけたのではないでしょうか？？
簡単にできる整理整頓のコツ
さて、整理整頓が必須であるということについてはわかっていただけたのではないかと思います。
ここからは、机の上がぐちゃぐちゃだった僕がどのような手順で書類を整理したのかについてお話をします。
手順は4つ
- ①必要な過去資料の年数を決める
- ②決めた年数より前の資料は全てスキャンして破棄
- ③新しく増えた資料の必要な期間を決める
- ④新しい資料でも容赦無く破棄
かなりの荒療治ですが、ポイントは資料の必要な期間を決めるという一点です。
ここからは僕が実際に上の①〜④のステップを実現させた時の具体的な話をしていきますので、あなたの現状に置き換えつつ、参考にしてみてくださいね。
前提として僕の会社では、引継ぎ資料にルールはなく前担当者の持っているファイルをそのまま引き継ぐような形でした。
また、新卒で入社するといろんな人から少しづつ担当を引き継いだので手元資料は
・コピーされたものが多く原本が別にある
・なぜか同じ資料がたくさん出てくる
・案件によってとってある資料の年数が違う（物によっては5年、物によっては過去資料なし）
・もらったデータ資料は人によってタイトルの付け方が違う
というようなもうどうしようもないでしょこれって状態でした。
この状況を上のステップに沿って解決しました。
整理整頓の具体例
実は過去資料を何度も見返すことって少ないです。
なので、僕の場合は過去資料の保存については以下のルールを作りました。
- とっておく資料は過去1回分のみ
- 過去担当者の資料はメモ書きごと全てスキャンして破棄
- 新しい資料は全てデータのみの保存にして紙資料を増やさない
- 新しく配布された資料はスキャンして全て破棄
見ていただくとわかるのですが、ぶっちゃけ破棄しかしてませんね…。
このルールにのっとって僕はかれこれ3ヶ月くらいずっと隙間時間を使って資料の整理をしていました。
当然ですけど、とにかく資料を破棄しているので机の上はどんどんきれいになりました笑
ここで注意点がありまして、ルール作りのコツは自分で判断をしないことです。
僕の場合は
同期に「どのくらいかこの資料まで確認することがある？」上司に「これ以上前の資料って必要ですか？」
って聞いて聞いたことを真に受けてそのまま破棄していましたね。
自分で破棄の判断をすると後から困る場面も出てきてしまいますので、客観的な判断を大切にしましょう！
整理整頓はパソコンのフォルダについても必要です！
ここまでの内容では、紙の書類についての整理整頓についてお話をしてきました。
でも、今の時代は紙の書類を使うことよりもパソコンの中に書類を保存していることの方が圧倒的に多いと思います。
パソコンのファイルについても、ルール付けを徹底しましょう。
実際の僕が行っているフォルダ構成は以下の通りです。
- ファイル名は「日付_仕事内容_備考」にして、探すときは検索機能を使用する
- 3階層までを基本として同じファイルの複製はしない
- 業務ごとにファイル名・フォルダの構成を全て同じにする
パソコンのフォルダ構成やファイル名の付け方についてはこちらの記事でもっと細かく説明していますので、よかったら確認してみてくださいね。
まとめ：整理整頓をして仕事から無駄を無くそう！！
正直な話、この記事の内容を読んでくれたあなたは参考になったようなならないようなという感じではないかと思います。
この方法の1番のポイントは
「資料が多くならないルール作りを徹底して、過去の資料もルールに合わせて全て整理する」
ということになると思います。
僕も3ヶ月くらいかけてようやくできたことなので、ぶっちゃけ半端ない労力がかかります。
でも、その後の仕事効率は圧倒的に変わるので1回のことだと思って死ぬ気でやった方がいいです！！
再度整理整頓の恩恵をまとめると
- 欲しい資料へのアクセスが早くなり、時間効率がUPする
- 資料をなくすことがなくなり、探す時間がなくなる
- 情報の整理をすることで、分析などがしやすくなる
- 整理されたことでやるべき仕事が明確になり、何をすればいいのか迷うことがなくなる
こんな感じです。
最後まで記事を読んでいただきありがとうございます！！
将来に向けて努力をしたいけどなかなかできない…。仕事に追われて自分の時間がない…。
でも一体どうすれば今の辛い状況から抜け出せるのかわからない！！！
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