仕事効率化をしたいと思っています。
効率化のためにはまずは仕事の見える化から始めたいと思っているのですが、
どのようにして見える化をすればいいのでしょうか？？
注意するべきことなども教えて欲しいです。
どうも、SUMAと申します。
仕事を効率化するために勉強中の身です。
この記事では、仕事効率化のための見える化のポイントについてお話をしていきます。
- 仕事効率化の見える化の仕方
- 見える化をしたときに忘れがちなこと
コンテンツ
仕事効率化のために見える化するポイントは2つ【内容と時間を見える化】
結論からお話しすると仕事効率化で見える化をするべきポイントは以下の2つです。
- タスク内容の見える化
- タスクにかかる時間の見える化
一般的に仕事効率化をしたいと思った時最初にやるのが、タスクの見える化をすることではないかと思います。
僕自身最初に仕事効率化をしたいと思った時には見える化をするところから手をつけました。
しかし、結果を言うと多少の効果はあったものの仕事の忙しさが解決することはありませんでした。
理由は簡単で仕事効率化をする上で、内容の見える化だけでは不十分だったからです。
見える化をするときには内容だけでなくて、タスクにかかる時間も見える化する必要があります。
ここまでだけ読んでもよくわからないと思うので、それぞれについて深掘りしてお話をしていきます。
1.タスク内容の見える化をする
まず必要なのはタスク内容の見える化についてです。
多くの場合が、見える化をしたいと思ったときにタスクの内容を見える化しようと思い手をつけていくことが多いと思います。
タスク内容を見える化することで、どこに無駄があるか、どのようにすれば効率の良い方法でタスクをこなせるのかを考えることができるようになると思いますからね。
事実タスク内容の見える化はとても重要です。
内容を一覧にして確認することで、仕事の全体像がわかり、無駄に気づきやすくなるためです。
そしてその後は見える化した仕事を実施しつつ、PDCAサイクルを回していくことでより洗練された仕事ができるようになります。
タスク内容の見える化については、↓こちらの記事で説明をしていますので、参考にしていてください。
【仕事効率化】仕事をこなす良い方法はリスト化してまとめることです【生産性UP】
まずは自分が現在どれだけのタスクをこなさなくてはいけないのかを知ることが大切です。
次のステップである時間の見える化をする前、あるいは同時にやるようにしてみてくださいね♪♪
2.時間の見える化をする
次に必要なのは時間の見える化です。
仕事効率化をする上で、時間の見える化は案外忘れがちなのですが、実は内容の見える化と合わせてとても重要な要素です。
わかりにくいので例を出して説明していきますね。
仮に、メール返信についてタスク内容の見える化をしたとしますね。
①メールソフトを起動する
②受信してるメールの確認をする
③返信が必要なメールをピックアップする
④返信文を書いて送信する
すごくざっくりとまとめましたが、こんな感じでしょうか？？
僕の場合は、記録からメールチェックを行うのにだいたい9分くらいの時間が必要となっていることがわかってます。
9分と言えば電車の待ち時間とかがそのくらいになったりますよね。
9分と言う時間がちゃんとわかっていれば、そのような待ち時間にタスクをこなすことができます。
逆にその時間を把握していない場合はどうでしょうか？？
もし、時間を見える化していない場合にはメールの確認なんて3分で終了すると思ってしまっているかもしれません（だいたいの場合人は少なく見積もります）
今から出かけるというタイミングで、3分で終わるからとメール確認を始めてしまうと、結果6分の遅刻をするかメールの返信を書いている途中で出かけなくてはいけなくなってしまいますよね。
上の例はメールの返信という簡単なタスクでしたが、これは大きな仕事になったとしても同じことが言えるかと思います。
このようなことにならないためにも時間の見える化が必要です。
時間の見える化については、↓こちらの記事の中でも説明をしています。
【結論】仕事効率化の最初の一歩はタイマーを使うこと【2ステップ】
また、上で紹介している記録ツールはこちらのタスクシュートクラウドというものになります。
有料のツールですが、ネット環境があればどこでも利用できて便利なので、興味のある方は、下のボタンから公式サイトを確認してみてくださいね♪
筆者も使っているタスク管理ツール
タスク内容の見える化とタスク時間の見える化はどっちも必要です。
ここまでの内容で、仕事内容の見える化とタスク時間の見える化についてお話をしました。
どちらも必要であるというのが僕の結論なのですが、その理由としては仕事内容の見える化とタスクにかかる時間の見える化はお互いがお互いを補完する存在だからです。
仮にあなたが今すぐに仕事内容だけを見える化したとします。
しかし、実際にやってみたら分かるのですが、自分のやらなくてはならないタスクを見て量の多さにてんてこまいになると思います。
僕自身、最初は時間の見える化をあまり意識していなかったせいか、やらなくてはならないことはわかっているのだけれども何も手につかないというような状況に陥りました。
やらなくてはいけない事が見えたときになぜてんてこまいになるかというと、目の前に存在するタスクを実行したときにいつ終わるのかがわからず、どのような手順で、どのような時間を使って完了まで進めればいいのか見えないからです。
しかし、時間についても見える化をしておけば、
「このタスクは普段これだけの時間がかかっているのだから、このタイミングでやれば終了する」
ということが明確です。
そのため、仕事内容と時間の見える化はどちらも大切な要素となるのです！！
仕事を効率化するアイデアの作り方【結論はタスクの分解と結合です！】まとめ：結論として、仕事効率化のためには内容と時間を見える化することが必須
最後まで記事を読んでいただきありがとうございます！！
将来に向けて努力をしたいけどなかなかできない…。仕事に追われて自分の時間がない…。
でも一体どうすれば今の辛い状況から抜け出せるのかわからない！！！
もしあなたがそう思っているなら「タスク管理」を知るのが超おすすめです。
詳しくは＞＞タスク管理カテゴリで解説中
