タスク管理超初心者はこちらの記事から!!

タスク管理の習慣化なんてできるわけないと思っていたあの日の僕へ伝えたいこと

どうも、スマです。

昨日は「タスク管理・スケジュール管理が上手く出来ない理由は「回復する」という視点をわすれがちになっているためだという話をしました。

回復という考え方をできるようになれば、それだけであなたのタスク管理・スケジュール管理には大きな変化があると思います。

あとは、記録をもとに自分なりのペース感を掴んでいく意識をしてみてくださいね!!



さて、今日は
どうやって要領が悪くて、仕事がぜんぜん終わらない状況で、自分の時間が全然取れないという状況から抜け出すことが出来たのか」
ということをお話していきたいと思います。

適切な行動と回復のペースというのはやはり個人差が大きいので適切な状態を見つけるのにかなり時間がかかるんですよね!!

その自分のペースを見つける過程で挫折してほしくないということもあって、今日は僕がどれほど要領が悪い状況から変わっていったのかという話をさせてください。

僕の例を見て、あなたが「こんなに要領の悪い人でもタスク管理で替われるなら自分にもできるかも」って思ってもらえたら嬉しいです!!



タスク管理が本当に出来なかった学生時代

今でこそ、こんな形でタスク管理についてお話をしていますが、
僕は特別要領がいい人間でもなければ自己コントロールがうまいわけでもありません。

昔の僕は、

✅計画を作っても計画を見ることを忘れる
✅夏休みの宿題が夏休みの間に終わったことがない
✅折角の休日なのに外へ出かけるのも面倒になって家でグダグダ

こんな感じの人間でした。

中学生や高校生の時に夏休み期間内で夏休みの宿題が終わったことはありません。。。



大学生になってからは流石にこのままでは良くないと思って、計画作りをするようになりました。

資格のための勉強だったり、ゼミで提出するためのレポートの期限をスケジュール帳に書いて、日数で割ってその日ごとのタスクをリストにしました。

しかし、いざ計画を作ってみても

「今日はここまで終了させなきゃいけいないのに半分も終わっていない」
「急な予定が入って今日計画していたことが出来なかったから、明日その分取り返したいけどそもそも1日で終る量じゃなくなっている」
「どんどん、計画と実績がずれていく。もうこれ以上何とかしようとしてもしょうがないんじゃないかな…」

こんな感じで最終的には計画を見ることすら嫌になって辞めてしまう始末でした。

僕と同じような挫折経験をした人も結構多いんじゃないかと思います。



タスク管理が出来ない人に待っていた社会人一年目の生活

そんな感じで、タスク管理が出来ない僕ですが、それでも時は過ぎゆくもので社会人になりました。

僕が新卒で入社した会社は、プチブラック企業的な社風で残業・休日出勤は当たりまえ。

毎日の仕事で疲弊していく中で自分の時間は全然なくなっていきました。

最大で19連勤を経験したこともあります。



これだけ連勤が続くと、ひさびさの休日であっても遊びに行くことすら面倒になって家でスマホを片手にグダグダするような生活をするようになってしまっていました。

大学生の頃に立ち上げたこのブログも全然更新をすることはなくなり、会社と自宅を往復するだけの生活でした。

そんな仕事量の中でも会社は資格取得をするように言ってきます。

明日こそは勉強をするぞと意気込んで休日を迎えたとしても結局休みの日に勉強をするための気力など湧くはずもありません。

自分を回復させるために寝ることで精一杯です…



日曜日の夜になるたびに
あんなに時間があったのはずなのに

  • 趣味のロードバイクにも乗ってない
  • アニメや漫画を読むことも出来てない
  • ブログを書くこともしていない
  • 本を読んで勉強することも出来ない
  • 資格試験の勉強もしていない

こんなふうに何も出来なかった自分が嫌になって自己嫌悪に陥っていました。



毎週のように何も出来ないまま日々が過ぎていく自分に悩んで、自己嫌悪で眠れない。

そして睡眠不足のママ10連勤が開始するからリカバリーできるところもない…

このサイクルに陥っていたときの僕は本当に疲れ切っていました。

これは2年ほど前の話になるのですが、
当時の精神状態を考えてみるとあのまま目の前の仕事に忙殺される日々を過ごしていたら今この瞬間に発信活動を出来ていたという自信はありません。

そのくらい疲弊をしていました。



なんとか自分の時間を確保したいと思った

好きなことすら出来ないくらいに疲れ切っていた僕でしたが、
このままではダメだと思い、「なんとかしてもっとうまく仕事を熟していかなくてはいけない」と決意しましたが、一体どうしたらいいのか、何から始めればいいのかも分からず困っていました。

そんな、失意のどん底で繰り返される連勤に疲弊していた僕はある本と出会うことになります。



たしか2018年10月頃だったと思います。11連勤の7日目とかで疲弊していた中、会社の先輩に用事を押し付けられてお使いに出かけることになりました。

自分の仕事も全然終わってないのに大したことない用事で出かけることになった僕はとても苛立っていました。そんな時にふと寄ったところが、大宮の氷川神社へ向かう参道の近くにあるセブンイレブンでした。

そこで僕は一冊の本に出会うことになります。

本と言っても100ページくらいの中とじムック本なのですが、それは「仕事の仕組み化」に関する本でした。



仕事の手順書を作ったり、ルールを決めることを当時の自分は全然考えたことなく、目の前の仕事をとにかくやっているだけでした。

その本に書かれていたのは今思えばタスク管理の基本的なことでしかなかったです。

・Todoリストを作って作業を一定化する
・作業ごと内容ごとに適した時間に実施するようにする
・手順書を作ってみる

こんな感じの内容が薄く広く書かれていました。

しかし、当時の僕にとってはそれでも革命的だったんですよね。

この本をきっかけにして僕は様々な本を読んでタスク管理をするようになったのです。



本のとおりにできない事件が連発!

タスク管理や仕組み化の本を読むようになってから
僕は「本に書かれていることをやれば自分の仕事がどんどん進むようになるんだ!!」と思っていろんな仕事効率化術に手を出していました。

でも、本に書かれているタスク管理のツールは会社ではセキュリティの関係で使えなかったり、本に書かれていることを実践するためにはやらなきゃいけないことが多岐にわたりすぎていて結局何も出来ないというような時期が続いてしまいました。

そもそも普段の仕事をこなしながら新しい挑戦をするのってかなり大変なことなんですよね汗

次から次へとやることが迫ってくる中で、
「仕組み化とか手順書とか言っている場合じゃない!!そもそもやることを整理するための時間がないんだけど!」
みたいな感じでした…



大きな変化を求めたことが間違いのもとだった

そんな感じでぜんぜん本に書かれていることを実践できなかった時期が何ヶ月か続きました。

「本に書かれていることを実践するにはもっと根本から仕事の仕方を変えなきゃダメなんだ。でも今の仕事をしながら仕事のやり方を変えるなんて出来ないよ…」

こんな感じで、タスクや環境を整理する時間が必要なのに時間がない事案に陥っちゃって結局モチベーションが無くなってしまう人が多いんじゃないかと思います。

僕もタスク管理を最初に始めたときには何度も挫折しそうになりました。。。



しかし、僕は諦めませんでした。

というか、当時は本当に悩んでいてどうにかして今の現状から抜け出したいという意志がすごくあったんですよね!

もっとアニメや漫画の時間がほしいし、仮に好きなアイドルの年に1回行けるかどうかというライブの日に仕事なんてことになったら絶対に嫌だと心の底から思っていたんです!!

なんとしてでも、仕事を調整できるようになってライブに行く時間を作らなきゃって思っていたんです!!!

そこで、僕はアプローチの仕方を変えました。



「あくまでも本に書かれていることは体系化された仕組みであって、個人のタスク管理手法に落とし込んだものではない」
「本に書かれているのはあくまでも完成形でこれを初心者が最初から目指すことは出来ない」
「毎日1個だけ自分の仕事が楽になるための工夫をしていこう」

って感じで考え方を根本から変えました。

そこから僕は本の中から実践をしている人のブログを読み漁ったり、
本に書かれた内容のほんの一部分だけ仕事に取り入れてみることが増えました。



そして、30を超える仕事術のブログを読んで、スモールステップで日々の仕事の仕方を変えていくことで本当に重要なタスク管理のポイントにも気づくことができるようになったんです!!

仕事術そのものではなくタスク管理をする上で重要なのは、スモールステップで行うことだったり、考え方や仕組み構築を継続することが大切だと分かってきたんですよね。

いちばん大事なことが分かってからは、ちょっとした仕事術や小さなライフハックを組み合わせていくことで徐々に仕事に変化が現れるようになってきました。



仕事術を学んだことでプライベートも加速を始めた!!

タスク管理を本格的にできるようになってからは、
連勤が多かった時は休日に何も行動できなかったり、日々次の仕事に追われる生活をしていた僕でも
会社でも慌ててミスをすることがなくなって、常に落ち着いた仕事をできるようになりました。
二度手間になっている作業も減り、時間的にも余裕ができました。

もともとはタスク管理をすることで仕事の時間を減らしてプライベートの時間を確保できるようにしたいと思っていたくらいの気持ちだったのですが、
仕事がうまくこなせるようになってくると思考にも余裕ができるようになりました。

その余裕が僕の休日の行動力を上げてくれました。



今では平日の通勤時間や休日の朝からブログを書いたり、イベントに行ったりすることができるようになりました。

また、一年以上も週2回セミナーにほとんど欠かさずに参加を出来ています!!

正直な話、大学生までの毎日を惰性で生きている日々からは抜け出すことが出来るとは思っていませんでした。

だってここまでお話してきたとおり、僕は最初にタスク管理を学ぶ始めたときにもなかなかうまく出来なかったですし、要領の悪さでは他の追随を許さないと思っていたくらいですからね笑



いまでは、タスク管理を学んだおかげで習慣化も得意になりましたし、新しい挑戦へのハードルも下がりました。

このような形で、自分との約束を守れるようになって、挑戦できる自分になったことで無意味な日常に彩りが加わっています。

昔のように日曜日の夜に自分が行動できないことに悩んで眠れなくなってしまうこともほとんどなくなりました。



タスク管理の輪を広げていきたい!

最近では、
「タスク管理をおしえてください!」
「プロジェクト管理のおすすめのツールはありませんか?」
みたいな相談を言ってもらえることも増えてきました。

別の会社で働いている友達にタスク管理や仕組み化の考え方について教えたら、
「今まで本を読んでも紹介されているツールを使えなくて困っていたんだよ!考え方を学んだことで自社のシステムでも望むタスク管理ができるようになった!!」
と言ってもらえました!



また、タスク管理やライフハックのコンサルティングをさせてもらった方の中には
「自分の使える時間を正確に知ることが出来ました!今まで計画通り出来ないことが多くて落ち込んでしまっていましたが、そもそも計画に無理があったんですね!」
という言葉を頂いたこともあります。



やはりツールの使い方や細かいテクニックではなく、
自分をコントロールするためのデータをちゃんと集める習慣を作ることだったり、
やることを整理する方法や優先順位の付け方を最初に学ぶことが大事なんだということが改めて分かった経験
です!



タスク管理は情報が次々と襲ってきて、仕事のタスクがどんどん多くなっていく現代社会の中で
「生きることを楽にする」
ためのノウハウです。

もっとたくさんの人がタスク管理を始めるための気脚気作りに僕も役立てたらいいなと思って、
大学時代からやっていたブログでもタスク管理に関する話題を最近は増やすようになりました。



タスク管理の入門に失敗しないためにも。。。

さて、ここまで色々と書いてきましたが、ぶっちゃけ僕はタスク管理を始める時に入門に失敗しました。

色々と小手先のテクニックみたいなものが書かれている本を読んでいたのですが、実践しようと思っても全然出来なかったんですよね。

理由は、大きく変化をしたいと思いすぎていたことだったんです!!

もっと小さい仕組みを色々と組み合わせてちょっとづつ変えていくことが大事だったと今だったら思います。



実際に僕のタスク管理が上手く回り始めたのは小さい仕事の仕組み化からはじめてからでしたし、
人に教えてるようになった今でも小さなステップでやっていくのが大事だと口を酸っぱくして言っています。

実際に僕がどんな工夫をしていたのかということは無料プレゼントに書いてあるので読み直してみてくださいね!!

【プレゼント記事】19連勤で消耗した僕を救ってくれた仕事術【19選】

この記事に僕がしていた工夫のほとんどが詰まっています。



あくまでもこの記事は事例集という立ち位置の記事ですが、逆に抽象化されていないノウハウがあなたの役に立つはずです!!

しかし、先程も言ったとおり、タスク管理をするためには小さな効率化を組み合わせてスモールステップで進んでいくことが大事です。

大切なことは小さな改革を辞めないで続けることです!!

まぁぶっちゃけそれが一番難しいんですけどね笑



ってわけで環境作りをはじめました!!

タスク管理を身につけるには「小さな変化を軽視しないで愚直に改善を継続していくことが大事」だという話をしました。

実は、これが結構大事なことで僕がタスク管理のサポートを始めたきっかけだったりします。



僕は会社の中だったり、会社の外でもタスク管理について聞かれたことをアドバイスしていました。

しかし、多くの人はアドバイスを聞くだけ聞いて実践しないまま辞めていくんですよね。



僕の会社の同僚の話ですが、
「メールボックスから目的のメールを探すことはかなり時間がかかるしムダだから、対応が終わったメールはアーカイブして見えなくするといいよ」
というアドバイスをしても彼は3日くらいでやらなくなってしまいました。

なぜ辞めたのか聞いたところ
「めんどくさい」
というのです。

その後も彼は、人事部から研修の案内が来ても目的のメールを探し出せずに僕に転送することを頼んできていました。



こんな感じである程度強制力がないと人間って最初はなんとかしたいと思っていてもやらなくなってしまうんですよね。

そんな感じで、継続することで手に入るものを手放してしまっている人はとても多いです。

僕のメインの発信場所は、ブログとTwitter、公式LINEになるんですが、
発信媒体では知識を教えることは出来ても強制力があって継続できる環境を作ることが出来ないんですよね。



タスク管理を習得する時に必要なのは細々とでもタスク管理を続ける環境です。



正直な話、タスク管理を学ぶときには定期的にタスク管理について話したり、知識を共有したり、自分の行動を見直す環境を作れないと厳しいです。
(あらゆることに今まで挫折してきた僕の意見なので重みが違います!!笑)

僕の場合は、たまたまブラック企業で自分の時間を確保できなかったという苦しみがあったため、タスク管理を辞めるという選択肢がなかったのですが、
あなたは外部からの矯正がない状態で本に書かれていることを小さく実践し続けていき、タスク管理を身につけることが出来ますか?



まぁ出来ないですよね笑



っていうか僕が簡単なアドバイスをしたり、ブログの内容をみてくれた人の中でも、自分だけの力で何も問題なくタスク管理をできるようになった人はほとんどいません。

まぁ人間はサボる生き物なのでしょうがないですけどね笑

そんなわけで、僕は個人のタスク管理をサポートするためのサービスである
「スマートプランニング」
を始めました!!

最初は3ヶ月間の格安サポートプラントして始めたのですが、結構好評をいただき延長でサポートを続けてもらえないかという声もいただきました!!



でもいきなり3ヶ月のサポートって言われても申し込む勇気が出ないですよね…

そんなあなたのために新しいサポートプランを新設しました!!!

内容の詳細については後日お話します!!期待して待っていてくださいね!!



とはいえ、サービスは誰でもサポートできるわけではありません。条件があります。

「どういうこと?全員サポートしてよ!!」

って思う方もいるかもしれません。



僕としてもタスク管理を始めたいという人が増えるのは嬉しいのですが、
どうしても条件つけして置きたい理由があります!

そろそろ長くなってきたので条件については、明日詳しくお話しますね。

  • なんでサポートする人に制限をするのか
  • 僕の方からサポートを断らせてもらう人の条件


まとめ

最後まで読んでいただき、ありがとうございます!

今日は自分語りみたいな回になってしまって少し恥ずかしい気持ちがありました笑

最後まで読んでいただいたあなたなら分かってもらえたと思うのですが、
「タスク管理を身につける上で大切なことは仕事効率化のノウハウを知ることはなく、小さな変化を愚直に積み重ねること」
です!!

どんな分野でも言えることですが、「継続は力なり」ってことですね!!



そして、小さな変化を自分で続けていくのは難しいため、本当に身につけて行きたかったら
「タスク管理を学ばざるを得ない環境を作る」
ことがとても大事だということでした!!



「参考になった」「改めて考えさせられた」ということがあればブログへのコメントか公式LINEで感想を送ってもらえると嬉しいです!!

明日の配信では
「タスク管理サポートを受けられる人の条件について」
のお話をしたいと思います!!

あえて条件を付けている理由にも僕なりのタスク管理的な考えがあります。

「サポートまでは受けなくてもいいかな」って思っている人にも考え方の部分で参考になることがあると思うので明日も来てくれると嬉しいです!!

ぜひ明日も一緒に朝活しましょう。

またね!