タスク管理超初心者はこちらの記事から!!

あなたが上手くタスク管理を出来ない理由

どうも、スマです。

昨日は
「日々の消耗が激しいとグダグダする時間も増えてしまうのは当然のことなので、タスク管理を学ぶことで日々の消耗から減らしましょう!」
という話をしましたね!



今日はタスク管理を学んでいく前段階として
「なんであなたのタスク管理・スケジュール作りはいつも挫折するのか」
という話をしていきたいと思います!!



なぜ、タスク管理の方法をすぐに教えてくれないのという声も聞こえてきますが、そもそもの話として挫折ポイントをちゃんと理解しておかないとタスク管理のノウハウだけ話しても意味ないんですよね。

タスク管理で大事なことはノウハウを知ることではありません。

いちばん大事なことは「いかに挫折しないで、仕組み作りを続けられるか」です!!



タスク管理やライフハックのノウハウって実はすごく難しいものではなくて簡単なノウハウの組み合わせだったりするんですよね。

社会人の基礎みたいな本を買った時の内容が当たり前のことを書いてあるけど、それを実際に行動するのが難しいっていうのと似たような感じです。

そういうわけで、今回の話はとても重要なのでしっかりと読んでくださいね!!



計画の中に回復や挫折を織り込まないことが挫折の原因

最初に結論を話してしまうと、あなたが日々のスケジュール管理やタスク管理を上手く出来ない理由は
「自分の挫折を計画していない」
からです!



人間はロボットではないので24時間ずっと行動することはできませんよね。

寝る時間も必要だし、食事や運動、リラックスをする時間も必要です。

「そんなことは言われなくても分かってる」

という意見もあると思います。



でも、計画作りをするときに生活の時間や休む時間をちゃんと計算に入れていますか?

このように質問をすると計画に休む時間も計画していると答える人はほとんどいないと思います。



実際に、僕に1日の行動計画の相談をしてくれた方が持ってきてくれたスケジュールには休憩時間も食事の時間もお風呂の時間も含まれてなかったということがありました。

その時に僕は思いましたね!

「食事もお風呂も入らないで、睡眠時間だけあれば行動できるなんてこの人はなんて燃費がいいんだろう!!」

なんて冗談を言っている場合じゃないですよね笑



普通の生活をしているだけでも必要になる時間をちゃんと計画の中に入れておく必要が分かってもらえたのではないかと思います。



もう一つ例を出したいと思います。

人間は休憩したりリラックスする時間も必要な生き物です。

これは念を押すまでもなく分かってくれますよね。

学校の時間割でも1コマ終了するごとに休み時間があったと思います。



もし、あなたが2時間仕事や勉強したら20分の休憩が必要な人だとしたら、最初から計画には20分の休憩を入れておく必要があります。

休憩を計画していないと
「1日で6時間勉強する予定を立てて、6時間分時間を確保しておいたのに、実際には途中途中で休んでしまって6時間分の勉強に7時間かかってしまった」
という事態
になりかねません。

こんな事にならないためには、自分に必要な休憩時間を最初から計画して7時間の時間を確保しておくべきでした。



2つの例を上げましたが、こんな感じで人は最初から回復の時間と挫折の時間を計画に入れておく必要があるんですよね。

あなたの計画がうまく行かない理由はこの2つを計画に組み込めていないことが大きな理由です!!



「あれもこれもやりたい」が実は自分の限界を超えている

「自分に必要な回復時間と挫折することを計画していないから、あなたの日々のタスク管理は上手く回らない」という話をしました。

ここからは、回復について少し深堀りをしていきたいと思います。

「回復する」ってかなり大事なことなんですけど、忙しない現代社会を生きているとどうしても忘れがちになってしまうことなので、あえて細かく話していきますね!!

1日の決断回数は決まっている

人は1日に35000回もの決断をしていると言われています。

すごく多いですよね。そしてそんな決断の回数多くないよと思う人が大半ではないでしょうか??

僕自身、自分がそんなにたくさん決断をしているという認識はありません。



しかし、朝起きてから

・布団から出るか二度寝するか考える
・顔を洗うために洗面所に行く決意をする
・朝食のメニューは何にするか考える
・どの服に着替えるか選ぶ

などいくらでもある選択の中から何かしらを選んで僕たちは行動をしています。



朝起きてから10分ほどだけでもこれだけの選択肢があります。

一つ一つは小さな決断かもしれませんが、塵も積もれば山となる方式で一日中小さな決断を半分は無意識のような形でやっていると思うと、丸一日で考えた時の決断が膨大な量になるのは納得ですよね。



そして、決断の回数というのは1日の中で決まっていると言われています。

決断の回数について「何回が上限」という確定された数字が研究で分かっているわけではありません。
研究では個人差がかなりありそうというような結果も出ています。



さて、人間には決断の回数に上限があるということはわかりました。

では、この決断の回数を超えるとどうなってしまうのでしょうか??

答えは「決断の上限を超えると誘惑に負けた判断をしてしまう」です。

ダイエット中だったり、節約中にも関わらず、

・疲れているからお菓子食べちゃおうかな
・自分へのご褒美に欲しい物かっちゃおうかな

こんな形の判断をしてしまった経験がある人も少なくはないでしょう。



プライベートだったらまだいいかもしれませんが、仕事などでは

・ちょっと資料の完成度が低い気がするけど、まぁこれでもいいかな

みたいな判断をして後々大変なことになる経験をしている人もいるのではないでしょうか??



つまり、決定回数が上限を超えると、自分の中のあらゆる『欲望』に支配され、『合理的な判断』が出来なくなってしまうのですね。



回復を取り入れることが大切

合理的な判断をできる状態を常にキープしておくことが重要であるということは分かっていただけたのではないかと思います。

では、どうしたら自分のやることを上手く行動できるようになるんでしょうか??

対応策としては、

・回復する時間をちゃんと作る
・限りあるエネルギーを効果の高いやることに使う

のどちらかになリます。

ここからは「回復する」ということについて詳しくお話をしていきたいと思います!!

限りあるエネルギーの上手な使い方については、
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人には決断回数に上限があるという話をしました。
この決断の回数は精神力の残業みたいなものです!
ココでは便宜上、メンタルパワー(MP)と言いましょう。

あくまでもHPとMPは説明する上の概念で、他にも色々とバロメーターはあるのですが、話を進めるためにもこの2つで進めさせてください。



RPGでボスに挑む前には、HPもMPもどっちも回復してから挑みますよね!
HPだけ回復してボス戦をすることもないし、MPだけ回復して特攻することも無いはずです。

これはタスク管理やスケジュール管理でも同じで、HP(体力)とMP(精神力)の回復が必要になってきます。



身体は元気でも嫌な上司に絡まれたあとだったら行動する気は起きないし、やる気はすごくあってもトライアスロンをしたあとには新しいことに着手できないですよね笑

こんな感じで、人間が行動するにはHPとMPを適度に回復することが大事になってくるんですよね。



なので、あなたが自分のための時間を使うためにはその前にHPとMPを十分に回復させる必要があるということを理解してください!!

つまりまとめると「自分のキャパを知った上でタスクをコントロールできる人になることが大事」ということですね!!



現実に沿った計画を作ることが大切

ここまで、

  • 計画の中に挫折を組み込むことが必要」
  • 自分のキャパを知った上でタスクをコントロールすることが大事

だという話をしました。

つまり、
「計画倒れしないためには、自分の行動できる量や挫折するタイミングも計画の中に入れて現実的な計画作りをすることが必要」
ということです。



大抵の場合は、計画を実行できないことを悩んでしまって自己嫌悪になってしまうものですが、そもそも作った計画が自分にとって現実的ではないということなんですよね。

だからこそ、まずは現実に沿った計画を作ることにフォーカスを当てる必要があります!!



「では、現実的な計画を作るには一体に何からはじめていけばいいのか??」
という話になりますよね。

答えは、
「ライフログを作って自分が何にどれだけの時間をかけているのかを把握・分析できる仕組みを作ること」
です!!



そもそもあなたは、何にどれだけの時間を使っているのは把握していますか??

一週間で平均仕事に◯時間を使っている。残業が◯時間ほど増えるとグダグダする時間は◯時間くらい必要になる。
趣味には◯時間ほしい。資格試験のための勉強や挑戦に◯時間確保したい。
しかし、生活を維持するだけで◯時間は最低限かかる。

これらの質問に答えることができる人はほとんどいないです。



自分が今使っている時間を把握していないのに新しく習慣つけしたり、勉強を始め用とするのは、
自分の収入の総額と使いみちを把握していないのに
「いつの間にかお金がなくなっている。」「全然お金が貯まらない」
と言っているようなものですよね。

まずは、自分の収入と支出を把握しろよ…って感じです。



タスク管理やスケジュール管理についても同じです。

Todoリストを作ったり、手順書を作成したり、自分が集中力を発揮できる時間を見つけて作業時間を見積もったり、
こんな感じで実行を手助けしてくれるテクニックはいくらでもあります。

でも、それよりも前にやっておくべきことは
・自分が何にどれだけの時間を使っているのか把握する
・自分が消耗しがちな仕事やタスク、タイミングを把握する

ということです。



この自分が何にどれだけの時間を使っているのか、どんな状況で疲れを感じているのかを把握するためには

・ライフログ(生活の記録)をつける

ということが対策として有効です。



ライフログにも色々とやり方があるのですが、僕が最初におすすめする方法は

・タイムトラッキングを始める
・自分の感情の日記をつける

の2つです。



タイムトラッキングとは自分の行動した時間を記録しておくことなのですが、
僕の場合はこの画像のように日々の自分の行動を記録するようにしています。

また、これはTaskChuteCloudという習慣化と日々の記録つけをできるツールなのですが、
コメント欄も用意されていて自分の行ったタスクについてのコメントも残すようにしています。

こんな形で記録を残しておくだけで、自分の挫折しがちなポイントを見つけ出したり、
日々の生活に必須となる時間(食事、お風呂、トイレ、睡眠など)を把握することができるんですよね。



このように記録を参考にして毎日の計画を作るようにすることで、
「なんとなくこのくらいの時間が必要かな?」
という曖昧な計画から抜け出すことが出来ます。

ちなみに画像のTaskChuteCloudは有料ツールになってしまうので、
最初はTogglという無料のタイムトラッキングツールを使ってみることをおすすめします

Togglの公式サイトはこちら



まとめ

ここまでの内容をまとめると

①タスク管理・スケジュール管理が上手く行かない理由は計画が現実的ではないため
②自分のHPとMPの残量を把握した上で、回復する時間を計画に盛り込むことが大切
③ライフログをつけることで計画を現実的なものにするための材料を集めよう

という内容でした!



最後まで読んでいただき、ありがとうございます!

新しい発見はあったでしょうか??
「回復する」って案外計画の時点では見落としがちなんですよね。

だからこそ、適切な回復方法を自分の中で持っておくことはとても重要です!!



この記事の中で「参考になった」「改めて考えさせられた」ということがあればブログへのコメントか公式LINEで感想を送ってもらえると嬉しいです!!

明日の配信では
「タスク管理を身につけるまでの過程」
を僕の実体験ベースでお話したいと思います。
あなたの参考になることも結構多いはず!!

ぜひ明日も一緒に朝活しましょう。

またね!

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